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¿Cuál fue su primer trabajo?
Mi primer trabajo fue detrás de una caja registradora y en los probadores de Primark, y lo disfruté bastante. Se podría decir ites bastante diferente de lo que hago ahora, pero creo it es importante tener un trabajo cuando eres estudiante, ya it te prepara para el futuro de varias maneras, ¡y siempre it bien ganar algo de dinero!
¿Qué hace en Alumio?
Bueno, ahora soy Asociada de Optimización de Procesos, pero primero fui Asistente Ejecutiva. Ser Asistente Ejecutiva me ayudó a conocer muy bien la empresa y todos los procesos internos que se llevan a cabo en it, ya que estuve presente en muchas reuniones y pude ver de primera mano operaciones empresariales cruciales. Una vez que conocí y entendí los entresijos de Alumio, me interesé por la optimización de procesos, ya que pensé que podía aportar mis conocimientos para mejorar el funcionamiento interno de la empresa... ¡Y el rest es historia!
¿Cuáles son sus principales responsabilidades laborales?
Como sugiere mi título actual, mi principal objetivo es optimizar los procesos, tanto organizativos como de todo el departamento. Aunque esto pueda parecer trivial para algunos, asegurarse de que las operaciones funcionan correctamente es crucial para garantizar el éxito general de la empresa. Si existe una desconexión entre departamentos o incluso dentro de un mismo departamento, lo más probable es que las operaciones no estén aportando ningún valor añadido y sean la principal causa de pérdida de tiempo y recursos. En otras palabras, soy el "policía de la eficiencia" y me esfuerzo por identificar y mejorar todos esos procesos internos ineficaces o que generan despilfarro.
¿Qué es un proceso ineficiente?
Un proceso ineficiente puede adoptar muchas formas diferentes, pero básicamente it un flujo de trabajo lleno de acciones innecesarias que hacen perder el tiempo a los empleados y, en consecuencia, los recursos de la empresa. Mi objetivo es identificar estos patrones y convertirlos en flujos de trabajo eficientes, que funcionen bien y tengan un impacto positivo en toda la organización.
¿Cómo optimizar un proceso ineficiente?
Bueno, primero tengo que identificar qué proceso o procesos necesitan mejoras. Para ello recojo datos a través de diversos métodos, como análisis de comportamientos, encuestas a empleados, entrevistas, elaboración de mapas de procesos y observación general de las prácticas para encontrar patrones y posibles cuellos de botella. Como tal, una buena parte de mis actividades diarias consiste en documentar toda mi investigación para it a las partes pertinentes.
Una vez identificadas las áreas susceptibles de mejora, las analizo detenidamente y desarrollo un proceso racionalizado que no tenga ninguna de las anteriores lagunas, redundancias o tareas que consumían mucho tiempo y obstaculizaban la eficiencia. Después, discuto mis conclusiones con los jefes de departamento y las aplico, asegurándome de que siguen funcionando sin problemas.
Creo que itimportante darse cuenta de que la task de optimizar los procesos no es cosa de una vez, sino un esfuerzo continuo, y a medida que la organización evoluciona, it vital seguir rastreando y mejorando los procesos, ya que los procesos eficientes pueden volverse ineficientes con el tiempo.
Además, aunque algunos procesos pueden funcionar bien por sí solos, es posible que no lo hagan correctamente en el conjunto, por lo que siempre it útil tener en cuenta la cadena de acciones a la que están vinculados y los efectos que la modificación de un proceso tendrá a mayor escala, es decir, en otros departamentos.
¿Qué procesos ha optimizado hasta ahora en la empresa?
Cuando asumí el cargo de Asociado de Optimización de Procesos, me preocupaban sobre todo los procesos de venta y ver cómo podía mejorarlos. Como it en muchos departamentos, cada persona tiene su propia manera de hacer las cosas y alcanzar el éxito. Esto está relacionado con el hecho de que los distintos ejecutivos de cuentas atienden a regiones y mercados diferentes, por lo que sus estrategias y metodología probablemente se adapten a su propia base de clientes potenciales. Sin embargo, cada vendedor seguía unos pasos muy diferentes en las distintas fases del proceso de venta, lo que resultaba una forma de trabajar potencialmente ineficaz.
En vista de ello, se me ocurrió una estructura más clara que pudiera modificarse en cierta medida a discreción de cada vendedor, pero que siguiera siendo eficiente en su esencia y unificara nuestra estrategia de ventas en todo el departamento. Independientemente de que tengas tu propia forma de hacer las cosas, la automatización de procesos es siempre la clave para trabajar de forma más eficiente.
¿Qué otros procesos cree que deben optimizarse?
Como ocurre con cualquier empresa, creo que aún queda mucho por hacer en lo que respecta a la optimización de los procesos. Como ya se ha mencionado, los procesos evolucionan a la par que una empresa y deben ajustarse periódicamente para adaptarse al nivel de madurez y complejidad de la organización. A medida que una empresa crece, se forman más procesos, lo que aumenta automáticamente el riesgo de tener otros redundantes y obsoletos.
Al ser una empresa pequeña, it relativamente fácil tener una visión clara de nuestros procesos y documentarlos. Sin embargo, si seguimos creciendo al ritmo de los dos últimos años, aparecerán en el horizonte muchos procesos nuevos que habrá que racionalizar y muchos otros ya existentes que habrá que actualizar. La transición de una empresa incipiente a una en expansión es muy emocionante, pero debemos mantener nuestros procesos bajo control si queremos seguir funcionando sin problemas. Lo principal ahora es prepararnos para lo que nos depare el futuro y asegurarnos de no obstaculizar nuestro propio crecimiento.
¿Cuál es el aspecto más gratificante de su trabajo?
Creo que el aspecto más gratificante de mi trabajo es saber que puedo marcar la diferencia y contribuir al funcionamiento óptimo de nuestra empresa. Encontrar aquellos procesos que pueden mejorarse es muy gratificante it y me mantiene motivado cada día. Incluso los ajustes más pequeños en nuestros procesos pueden tener un gran impacto en nuestras operaciones, por lo que debemos aprovechar cada oportunidad que tengamos para mejorar nuestro rendimiento.
¿Qué consejo le daría a alguien interesado en el campo de la optimización de procesos?
Aunque trazar los procesos de una empresa puede parecer una tarea ingente, sobre todo en una gran compañía, siempre hay que tener en cuenta que it trata de una cuestión de ensayo y error. Lo importante es establecer una base sólida para los principales procesos de la organización e it paso a paso a partir de ahí. Puede que no lo hagas todo bien a la primera, pero como dice el lema de la optimización de procesos: "¡Siempre se puede mejorar!".
¿Qué opina de su trayectoria en Alumio hasta la fecha?
Creo que mi trayectoria en Alumio ha sido muy interesante, y valoro mucho poder familiarizarme con diferentes departamentos y responsabilidades. Creo que las empresas más pequeñas como la nuestra tienen la gran ventaja de que los empleados pueden crecer con la empresa y descubrir el puesto perfecto para ellos. Me gusta mucho la flexibilidad de Alumio en lo it respecta a los puestos de trabajo, y me siento muy afortunada de que se me haya concedido la libertad y la confianza de poder crecer en mi puesto ideal y aportar el máximo valor a la empresa junto con mis compañeros.
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