Warum die Integration von Altsystemen vor der Unterschrift beginnt
Ein Altsystem ist selten für sich genommen ein Problem. Viele steuern Finanzen, Bestände und Aufträge weiterhin zuverlässig, deshalb behalten Unternehmen sie. Gebaut wurden sie aber, bevor Webshops und PIM-Systeme (Product Information Management) Live-Daten auf Abruf erwarteten. Diese Lücke bleibt verborgen, bis etwas Neues darauf zugreifen muss.
Das Unternehmen kauft weiterhin rund um das System, das es behält. Vielleicht kommt ein Webshop für einen neuen Kanal hinzu, ein PIM für ein wachsendes Sortiment oder ein WMS (Warehouse Management System) für einen zweiten Standort. Jeder neue Anbieter zeigt seine Demo mit sauberen Beispieldaten und plant, als würde das alte System mithalten.
Kann es das nicht, folgen meist zwei teure Entscheidungen: ein ERP-Austausch, für den niemand Budget eingeplant hat, oder eine Shortlist, die auf das beschränkt ist, was das alte ERP bewältigt. Die Integration von Altsystemen beginnt, bevor eine der beiden fällt, mit Fragen, die nur das eigene Team beantworten kann.
Was Ihr Team zur Integration von Altsystemen beantworten muss
Sechs Punkte entscheiden, was das alte System einem neuen bieten kann. Keiner davon zeigt sich in einer Anbieterdemo, weil jeder davon abhängt, wie dieses System betrieben wurde.
- Das neue System erbt die alten Kennungen: Artikelnummern, Kundennummern und Preislistenstrukturen wurden im alten ERP festgelegt. Fragen Sie, welche davon der neue Webshop oder das PIM übernehmen muss und welche sich abbilden lassen.
- Der neue Anbieter setzt Dinge voraus, die das alte System vielleicht nicht kann: Eine Webshop-Demo geht von aktuellen Beständen und direkt zurückgeschriebenen Aufträgen aus. Fragen Sie, ob das alte ERP eines davon kann oder Bestände in einem nächtlichen Batch aktualisiert.
- Statuscodes bedeuten, was Jahre der Nutzung aus ihnen gemacht haben: Ein Code, der für „on hold“ angelegt wurde, kann heute „wartet auf Bonitätsprüfung“ bedeuten. Ein neues System liest ihn wörtlich, also fragen Sie die Menschen, die ihn verwenden.
- Das alte System verträgt nur begrenzt Lesezugriffe: Monatsabschluss, nächtlicher Batch und jahrzehntealte Hardware begrenzen, wie oft es abgefragt werden kann. Fragen Sie die IT, wann es gelesen werden kann, ohne seine Anwender auszubremsen.
- Alles außerhalb des Netzwerks muss hereingelassen werden: Ein On-Premise-ERP steht meist aus gutem Grund hinter einer Firewall. Fragen Sie, wer entscheidet, wie eine externe Plattform darauf zugreift und zu welchen Bedingungen.
- Niemand außerhalb des Unternehmens kann eine Änderung freigeben: Das neue System braucht vielleicht ein zusätzliches Feld, etwa ein zugesagtes Lieferdatum. Fragen Sie, wer eine Änderung im alten System freigeben darf.
Die sechs Antworten gehören zur ersten Phase eines Systemprojekts, gesehen vom System, das bleibt. Alles danach, bis zur Frage, wem die Integrationen nach dem Go-live gehören, steht in der Integrations-Checkliste. Kennungen und Annahmen der Anbieter verändern den Umfang meist am stärksten.
Wie verändert die Integration von Altsystemen den Umfang der neuen Software?
Der Umfang eines neuen Systems wird von seinem Anbieter geschrieben, auf Basis der eigenen Annahmen. Die Integration von Altsystemen schreibt Teile dieses Umfangs um, solange er noch verhandelbar ist.
Aktualisiert das alte ERP Bestände nur über Nacht, zeigt der Webshop einen Stand vom Morgen, und das Lieferversprechen im Checkout muss das berücksichtigen.
Der schnellste Weg zur Integration von Altsystemen ist oft ein Skript, das direkt auf die alte Datenbank zugreift. Das funktioniert, aber seine Logik steckt in Code, den nur sein Autor kennt, und der ERP-Anbieter unterstützt diese Art von Zugriff womöglich nicht. Eine Integrationsplattform bietet einen dritten Weg, zwischen dem Austausch des ERP und dem Umgehen des ERP.
Wie eine Integrationsplattform das System anbindet, das Sie behalten
Ein iPaaS (integration Platform as a Service) ist ein cloudbasierter, zentraler Hub, an den ein Unternehmen seine Systeme eines nach dem anderen anbindet. Es wandelt Daten in das Format um, das jedes System erwartet, und automatisiert den Austausch von Aufträgen, Beständen und Produktdaten in Echtzeit oder nach Zeitplan, statt für jedes Paar eine eigene Verbindung zu brauchen.
Für ein Unternehmen, das sein ERP behält, verändert das die Kaufentscheidung. Der neue Webshop oder das PIM verbindet sich mit dem Hub, nicht mit dem ERP. Er kann danach gewählt werden, was das Unternehmen braucht, nicht danach, was das alte ERP bewältigt. Wo beide nicht zusammenpassen, lässt sich der Unterschied im Hub lösen, und das ERP selbst bleibt meist, wie es ist.
Die Alumio-Integrationsplattform bietet Funktionen, die sich so konfigurieren lassen, dass sie diese Unterschiede lösen:
- Webbestellungen erreichen die Buchhaltung ohne Abtippen: Eine Route vom Webshop zum ERP kann jede Bestellung in einem Format liefern, das das ERP akzeptiert.
- Kunden sehen den Bestand, den das ERP führt: Eine Route zwischen ERP und Webshop kann Bestände so oft übertragen, wie das ERP es verkraftet.
- Der neue Katalog hält die alten Codes funktionsfähig: Ein Transformer zwischen ERP und Webshop kann Artikelnummern abbilden und Statuscodes wie „on hold“ übersetzen.
- Ein fehlendes Feld kann von außerhalb des ERP kommen: Eine Route kann ERP- und Lagerdaten kombinieren, um dem Webshop ein zugesagtes Lieferdatum zu liefern.
B&S International, ein Distributor von Konsumgütern, hat sein eigenes ERP über Alumio mit Akeneo PIM und Adobe Commerce verbunden. Datenaufgaben, die früher Wochen dauerten, dauern jetzt Tage, und die Business-Analysten passen die Datenflüsse selbst an.
Wie die Integration von Altsystemen den nächsten Go-live absichert
Ein altes ERP, das die Finanzen noch gut steuert, ist ein Vermögenswert. Zur Belastung wird es erst, wenn die Software, die darum herum gekauft wird, auf ungeprüften Annahmen geplant ist. Die Kosten zeigen sich dann in einem verschobenen Go-live.
Die Integration von Altsystemen vor der Unterschrift ändert das. Wer klärt, was das alte System liefern kann und was nicht, macht aus den Annahmen des neuen Anbieters einen Umfang, mit dem er planen kann. Eine Integrationsplattform gibt dem alten ERP und dem neuen Webshop dann einen Ort, um Aufträge, Bestände und Produktdaten auszutauschen.
Sie hält auch die nächste Entscheidung offen. Wenn das ERP ersetzt werden soll, kann die Plattform Alt und Neu während einer schrittweisen Migration des Altsystems nebeneinander betreiben. Der Webshop kann nach dem Plan live gehen, für den er gekauft wurde, und das ERP wird ersetzt, wenn das Unternehmen es entscheidet, nicht wenn ein neues System es erzwingt.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
