Waarom integratie met legacy-systemen begint voordat je tekent
Een legacy-systeem is zelden op zichzelf een probleem. Veel van die systemen draaien financiën, voorraad en orders nog altijd betrouwbaar en daarom houden bedrijven ze. Maar ze zijn gebouwd voordat webshops en PIM-systemen (product information management) live data op afroep verwachtten. Dat gat blijft verborgen tot er iets nieuws op moet steunen.
Het bedrijf koopt nog steeds rond het systeem dat het houdt. Het voegt misschien een webshop toe voor een nieuw kanaal, een PIM voor een groeiende catalogus of een WMS (warehouse management system) voor een tweede locatie. Elke nieuwe leverancier geeft een demo met schone voorbeelddata en plant alsof het oude systeem het bijhoudt.
Lukt dat niet, dan volgen meestal twee dure beslissingen: een ERP-vervanging waar niemand budget voor had, of een shortlist die is ingeperkt tot wat het oude ERP aankan. Integratie met legacy-systemen begint voordat een van beide wordt genomen, met vragen die alleen het eigen team van het bedrijf kan beantwoorden.
Wat je team moet beantwoorden over integratie met legacy-systemen
Zes zaken bepalen wat het oude systeem een nieuw systeem kan bieden. Geen ervan komt naar voren in een leveranciersdemo, omdat elk afhangt van hoe dit systeem is gebruikt.
- Het nieuwe systeem erft de oude identificaties: artikelnummers, klantcodes en prijslijststructuren zijn in het oude ERP vastgelegd. Vraag welke de nieuwe webshop of PIM moet overnemen en welke hij kan mappen.
- De nieuwe leverancier gaat uit van dingen die het oude systeem misschien niet kan: een webshopdemo gaat uit van actuele voorraad en orders die direct worden teruggeschreven. Vraag of het oude ERP een van beide kan, of dat het de voorraad in een nachtelijke batch bijwerkt.
- Statuscodes betekenen wat jaren van gebruik ervan hebben gemaakt: een code die is aangemaakt voor "on hold" kan nu "wacht op kredietcontrole" betekenen. Een nieuw systeem leest hem letterlijk, dus vraag het de mensen die hem gebruiken.
- Het oude systeem kan maar beperkt worden uitgelezen: de maandafsluiting, de nachtelijke batch en tien jaar oude hardware begrenzen hoe vaak iets het kan bevragen. Vraag IT wanneer het kan worden uitgelezen zonder de gebruikers te vertragen.
- Alles van buiten het netwerk moet worden binnengelaten: een on-premise ERP staat meestal niet voor niets achter een firewall. Vraag wie bepaalt hoe een extern platform erbij kan en op welke voorwaarden.
- Niemand buiten het bedrijf kan een wijziging goedkeuren: het nieuwe systeem heeft misschien één extra veld nodig, zoals een toegezegde leverdatum. Vraag wie een wijziging in het oude systeem mag goedkeuren.
De zes antwoorden horen bij de eerste fase van een systeemproject, gezien vanuit het systeem dat blijft. Alles na die fase, tot en met wie na de livegang eigenaar is van de integraties, staat in de integratiechecklist. Identificaties en aannames van leveranciers veranderen de scope meestal het meest.
Hoe verandert integratie met legacy-systemen de scope van nieuwe software?
De scope van een nieuw systeem wordt geschreven door de leverancier, op basis van zijn eigen aannames. Integratie met legacy-systemen herschrijft delen van die scope zolang er nog over te onderhandelen valt.
Werkt het oude ERP de voorraad alleen 's nachts bij, dan toont de webshop een ochtendcijfer en moet de leverbelofte bij het afrekenen daarmee rekening houden.
De snelste route om legacy-systemen te integreren is vaak een script dat rechtstreeks op de oude database is geschreven. Dat werkt, maar de logica zit in code die alleen de maker kent en de leverancier van het ERP ondersteunt dat soort toegang misschien niet. Een integratieplatform biedt een derde route, tussen het ERP vervangen en eromheen werken.
Hoe een integratieplatform het systeem koppelt dat je houdt
Een iPaaS (integration Platform as a Service) is een cloudgebaseerde, centrale hub waarop een bedrijf zijn systemen één voor één aansluit. Het zet data om naar het formaat dat elk systeem verwacht en automatiseert de uitwisseling van orders, voorraad en productdata, realtime of volgens een schema, in plaats van een aparte koppeling voor elk paar.
Voor een bedrijf dat zijn ERP houdt, verandert dat de aankoopbeslissing. De nieuwe webshop of PIM koppelt met de hub, niet met het ERP. Hij kan worden gekozen op wat het bedrijf nodig heeft, niet op wat het oude ERP aankan. Waar de twee niet op elkaar aansluiten, kan het verschil in de hub worden opgelost en blijft het ERP zelf meestal zoals het is.
Het Alumio-integratieplatform biedt functies die je kunt configureren om die verschillen op te lossen:
- Weborders bereiken finance zonder overtypen: er kan een Route van de webshop naar het ERP worden gebouwd die elke order aanlevert in een formaat dat het ERP accepteert.
- Klanten zien de voorraad die het ERP heeft: een Route tussen het ERP en de webshop kan de voorraad zo vaak doorgeven als het ERP aankan.
- De nieuwe catalogus houdt de oude codes werkend: een Transformer tussen het ERP en de webshop kan artikelnummers mappen en statuscodes zoals "on hold" vertalen.
- Een ontbrekend veld kan van buiten het ERP komen: een Route kan ERP- en magazijndata combineren om de webshop een toegezegde leverdatum te geven.
B&S International, een distributeur van consumentengoederen, koppelde zijn eigen ERP via Alumio aan Akeneo PIM en Adobe Commerce. Datataken die weken duurden, kosten nu dagen en de businessanalisten passen de stromen zelf aan.
Hoe integratie met legacy-systemen de volgende livegang beschermt
Een legacy-ERP dat de financiën nog goed draait, is een waardevol bezit. Het wordt pas een last als de software die eromheen wordt gekocht, is gepland op aannames die niemand heeft gecontroleerd. De kosten komen dan terecht in een uitgestelde livegang.
Integratie met legacy-systemen vóór ondertekening verandert dat. Door vast te stellen wat het oude systeem wel en niet kan leveren, worden de aannames van de nieuwe leverancier een scope waarop hij kan plannen. Een integratieplatform geeft het oude ERP en de nieuwe webshop daarna één plek om orders, voorraad en productdata uit te wisselen.
Het houdt ook de volgende beslissing open. Als het tijd is om het ERP te vervangen, kan het platform oud en nieuw naast elkaar laten draaien via een gefaseerde migratie van het legacy-systeem. De webshop kan live gaan volgens het plan waarvoor hij is gekocht en het ERP wordt vervangen wanneer het bedrijf dat besluit, niet wanneer een nieuw systeem het afdwingt.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
