Por qué la integración de sistemas legacy empieza antes de firmar
Un sistema legacy rara vez es un problema por sí solo. Muchos siguen gestionando las finanzas, el stock y los pedidos de forma fiable, y por eso las empresas los conservan. Pero se construyeron antes de que las tiendas online y los PIM (product information management) esperaran datos en tiempo real bajo demanda. Esa brecha permanece oculta hasta que algo nuevo tiene que apoyarse en ellos.
La empresa sigue comprando alrededor del sistema que conserva. Puede que añada una tienda online para un nuevo canal, un PIM para un catálogo que crece o un WMS (warehouse management system) para un segundo almacén. Cada nuevo proveedor hace su demo con datos de ejemplo limpios y planifica como si el sistema antiguo fuera a seguir el ritmo.
Si no puede, suelen seguir dos decisiones caras: una sustitución del ERP que nadie había presupuestado, o una lista de finalistas reducida a lo que el ERP antiguo puede manejar. La integración de sistemas legacy empieza antes de tomar cualquiera de las dos, con preguntas que solo el propio equipo de la empresa puede responder.
Lo que su equipo debe responder sobre la integración de sistemas legacy
Seis cosas deciden lo que el sistema antiguo puede ofrecer a uno nuevo. Ninguna aparece en una demo de proveedor, porque cada una depende de cómo se ha usado este sistema.
- El nuevo sistema hereda los identificadores antiguos: los códigos de artículo, los códigos de cliente y las estructuras de listas de precios se definieron en el ERP antiguo. Pregunte cuáles debe adoptar la nueva tienda o el PIM y cuáles puede mapear.
- El nuevo proveedor da por hechas cosas que el sistema antiguo quizá no haga: una demo de tienda online da por hecho un stock actual y pedidos que se escriben directamente de vuelta. Pregunte si el ERP antiguo puede hacer alguna de las dos cosas o si actualiza el stock en un proceso nocturno.
- Los códigos de estado significan lo que años de uso han hecho de ellos: un código creado para «on hold» puede significar hoy «pendiente de comprobación de crédito». Un sistema nuevo lo leerá literalmente, así que pregunte a las personas que lo usan.
- El sistema antiguo solo soporta un número limitado de lecturas: el cierre de mes, el proceso nocturno y un hardware de hace una década limitan con qué frecuencia se le puede consultar. Pregunte a TI cuándo puede leerse sin ralentizar a sus usuarios.
- Todo lo que viene de fuera de la red tiene que dejarse entrar: un ERP on-premise suele estar detrás de un cortafuegos por buenas razones. Pregunte quién decide cómo accede una plataforma externa y en qué condiciones.
- Nadie fuera de la empresa puede aprobar un cambio: el nuevo sistema puede necesitar un campo adicional, como una fecha de entrega prometida. Pregunte quién puede autorizar un cambio dentro del sistema antiguo.
Las seis respuestas pertenecen a la primera etapa de un proyecto de sistemas, vista desde el sistema que se queda. Todo lo que viene después de esa etapa, hasta quién se hace cargo de las integraciones tras la puesta en marcha, está en la checklist de integración. Los identificadores y las suposiciones de los proveedores suelen ser lo que más cambia el alcance.
¿Cómo cambia la integración de sistemas legacy el alcance del nuevo software?
El alcance de un sistema nuevo lo redacta su proveedor, a partir de sus propias suposiciones. La integración de sistemas legacy reescribe partes de ese alcance mientras todavía se puede negociar.
Si el ERP antiguo solo actualiza el stock por la noche, la tienda muestra la cifra de la mañana, y la promesa de entrega en el checkout tiene que reflejarlo.
La vía más rápida para integrar sistemas legacy suele ser un script escrito directamente contra la base de datos antigua. Funciona, pero su lógica vive en un código que solo conoce su autor, y puede que el proveedor del ERP no admita ese tipo de acceso. Una plataforma de integración ofrece una tercera vía, entre sustituir el ERP y rodearlo.
Cómo una plataforma de integración conecta el sistema que conserva
Un iPaaS (integration Platform as a Service) es un hub central en la nube al que una empresa conecta sus sistemas, uno a uno. Transforma los datos al formato que espera cada sistema y automatiza el intercambio de pedidos, stock y datos de producto, en tiempo real o según una programación, en lugar de depender de un enlace distinto para cada par.
Para una empresa que conserva su ERP, eso cambia la decisión de compra. La nueva tienda online o el PIM se conecta al hub, no al ERP. Puede elegirse por lo que la empresa necesita, no por lo que el ERP antiguo puede manejar. Donde los dos no encajan, la diferencia puede resolverse en el hub, y el ERP en sí suele quedarse como está.
La plataforma de integración de Alumio ofrece funciones que se pueden configurar para resolver esas diferencias:
- Los pedidos web llegan a finanzas sin volver a teclearlos: se puede construir una Route de la tienda online al ERP que entregue cada pedido en un formato que el ERP acepte.
- Los clientes ven el stock que tiene el ERP: una Route entre el ERP y la tienda online puede pasar el stock con la frecuencia que el ERP soporte.
- El nuevo catálogo mantiene en funcionamiento los códigos antiguos: un Transformer entre el ERP y la tienda online puede mapear los códigos de artículo y traducir códigos de estado como «on hold».
- Un campo que falta puede venir de fuera del ERP: una Route puede combinar datos del ERP y del almacén para dar a la tienda online una fecha de entrega prometida.
B&S International, distribuidor de bienes de consumo, conectó su ERP a medida con Akeneo PIM y Adobe Commerce a través de Alumio. Las tareas de datos que antes llevaban semanas ahora llevan días, y sus analistas de negocio ajustan ellos mismos los flujos.
Cómo la integración de sistemas legacy protege la próxima puesta en marcha
Un ERP legacy que todavía gestiona bien las finanzas es un activo. Solo se convierte en un lastre cuando el software que se compra a su alrededor se planifica sobre suposiciones que nadie ha comprobado. El coste llega entonces en forma de una puesta en marcha retrasada.
La integración de sistemas legacy hecha antes de firmar cambia eso. Dejar claro lo que el sistema antiguo puede y no puede aportar convierte las suposiciones del nuevo proveedor en un alcance con el que puede planificar. Una plataforma de integración da después al ERP antiguo y a la nueva tienda online un solo lugar para intercambiar pedidos, stock y datos de producto.
También deja abierta la siguiente decisión. Cuando llegue el momento de sustituir el ERP, la plataforma puede mantener el antiguo y el nuevo funcionando en paralelo mediante una migración de sistemas legacy por fases. La tienda online puede ponerse en marcha según el plan para el que se compró, y el ERP se sustituye cuando la empresa lo decide, no cuando un sistema nuevo lo impone.
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