Varför integration av äldre system börjar innan du skriver på
Ett äldre system är sällan ett problem i sig. Många sköter fortfarande ekonomi, lager och ordrar pålitligt, och därför behåller företag dem. Men de byggdes innan webbshoppar och PIM-system (product information management) förväntade sig aktuella data på begäran. Det glappet förblir dolt tills något nytt behöver hämta data från dem.
Företaget fortsätter att köpa runt systemet det behåller. Det kanske lägger till en webbshop för en ny kanal, ett PIM för en växande katalog eller ett WMS (warehouse management system) för ett andra lager. Varje ny leverantör demonstrerar med rena exempeldata och planerar som om det gamla systemet hänger med.
Gör det inte det, följer oftast två dyra beslut: ett byte av affärssystem som ingen har budgeterat för, eller en kortlista som krympt till det som det gamla systemet klarar. Integration av äldre system börjar innan något av dem fattas, med frågor som bara företagets eget team kan besvara.
Det här måste ditt team besvara om integrationen av det äldre systemet
Sex saker avgör vad det gamla systemet kan erbjuda ett nytt. Ingen av dem syns i en leverantörsdemo, eftersom var och en beror på hur just det här systemet har använts.
- Det nya systemet ärver de gamla identifierarna: artikelnummer, kundkoder och prislistestrukturer definierades i det gamla affärssystemet. Fråga vilka den nya webbshoppen eller PIM:et måste ta över och vilka som kan mappas.
- Den nya leverantören förutsätter saker som det gamla systemet kanske inte klarar: en webbshopsdemo utgår från aktuellt lager och ordrar som skrivs tillbaka direkt. Fråga om det gamla affärssystemet klarar något av det, eller om det uppdaterar lagret i en nattlig körning.
- Statuskoder betyder det som år av användning har gjort dem till: en kod som skapades för ”on hold” kan i dag betyda ”väntar på kreditkontroll”. Ett nytt system läser den bokstavligt, så fråga de personer som använder den.
- Det gamla systemet tål bara en viss mängd läsningar: månadsbokslutet, den nattliga körningen och tio år gammal hårdvara begränsar hur ofta det kan frågas. Fråga IT när det kan läsas utan att användarna blir långsammare.
- Allt utanför nätverket måste släppas in: ett lokalt installerat affärssystem står oftast bakom en brandvägg av goda skäl. Fråga vem som bestämmer hur en extern plattform når det, och på vilka villkor.
- Ingen utanför företaget kan godkänna en ändring: det nya systemet kan behöva ett extra fält, till exempel ett utlovat leveransdatum. Fråga vem som får godkänna en ändring i det gamla systemet.
De sex svaren hör till det första steget i ett systemprojekt, sett från systemet som blir kvar. Allt efter det steget, ända fram till vem som äger integrationerna efter driftstart, finns i integrationschecklistan. Identifierare och leverantörernas antaganden är oftast det som ändrar omfattningen mest.
Hur ändrar integration av äldre system omfattningen av den nya programvaran?
Omfattningen av ett nytt system skrivs av dess leverantör, utifrån dess egna antaganden. Integration av äldre system skriver om delar av den omfattningen medan den fortfarande går att förhandla om.
Om det gamla affärssystemet bara uppdaterar lagret över natten visar webbshoppen en morgonsiffra, och leveranslöftet i kassan måste ta hänsyn till det.
Den snabbaste vägen till att integrera äldre system är ofta ett skript som skrivs direkt mot den gamla databasen. Det fungerar, men logiken finns i kod som bara upphovspersonen känner till, och leverantören av affärssystemet stöder kanske inte den sortens åtkomst. En integrationsplattform erbjuder en tredje väg, mellan att byta ut affärssystemet och att arbeta runt det.
Så kopplar en integrationsplattform systemet du behåller
En iPaaS (integration Platform as a Service) är en molnbaserad, central hubb som ett företag kopplar sina system till, ett i taget. Den omvandlar data till det format varje system förväntar sig och automatiserar utbytet av ordrar, lager och produktdata, i realtid eller enligt schema, i stället för en separat koppling för varje par.
För ett företag som behåller sitt affärssystem förändrar det köpbeslutet. Den nya webbshoppen eller PIM:et kopplas till hubben, inte till affärssystemet. Den kan väljas efter vad företaget behöver, inte efter vad det gamla affärssystemet klarar. Där de två inte passar ihop kan skillnaden lösas i hubben, och affärssystemet förblir oftast som det är.
Integrationsplattformen Alumio har funktioner som kan konfigureras för att lösa de skillnaderna:
- Webborder når ekonomi utan att skrivas in igen: en Route kan byggas från webbshoppen till affärssystemet som levererar varje order i ett format som affärssystemet accepterar.
- Kunderna ser lagret som affärssystemet har: en Route mellan affärssystemet och webbshoppen kan föra över lagret så ofta som affärssystemet tål.
- Den nya katalogen håller de gamla koderna fungerande: en Transformer mellan affärssystemet och webbshoppen kan mappa artikelnummer och översätta statuskoder som ”on hold”.
- Ett saknat fält kan komma från utanför affärssystemet: en Route kan kombinera data från affärssystemet och lagret för att ge webbshoppen ett utlovat leveransdatum.
B&S International, en distributör av konsumentvaror, kopplade sitt egenutvecklade affärssystem till Akeneo PIM och Adobe Commerce via Alumio. Datauppgifter som tog veckor tar nu dagar, och företagets affärsanalytiker justerar flödena själva.
Så skyddar integration av äldre system nästa driftstart
Ett äldre affärssystem som fortfarande sköter ekonomin väl är en tillgång. Det blir en belastning först när programvaran som köps runt det planeras utifrån antaganden som ingen har kontrollerat. Kostnaden landar då som en försenad driftstart.
Integration av äldre system som görs innan påskrift ändrar det. Att fastställa vad det gamla systemet kan och inte kan leverera gör den nya leverantörens antaganden till en omfattning den kan planera efter. En integrationsplattform ger sedan det gamla affärssystemet och den nya webbshoppen ett ställe att utbyta ordrar, lager och produktdata på.
Den håller också nästa beslut öppet. När det är dags att byta affärssystem kan plattformen låta gammalt och nytt köras sida vid sida genom en stegvis migrering av det äldre systemet. Webbshoppen kan driftsättas enligt den plan den köptes för, och affärssystemet byts ut när företaget bestämmer det, inte när ett nytt system tvingar fram det.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
