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Warum Datensilos und Schatten-IT dasselbe Problem sind
Datensilos und Schatten-IT wirken wie unterschiedliche Probleme, die von verschiedenen Teams verantwortet werden. Betrachten Sie, wie jedes einzelne entsteht, und die Grenze zwischen ihnen verschwimmt.
Ein Datensilo entsteht, wenn ein System Informationen enthält, auf die der Rest des Unternehmens nicht zugreifen kann. Das Analysetool eines Marketingteams, das Inventarsystem eines Lagers, die Tabellenkalkulation einer Regionalniederlassung. Schatten-IT entsteht, wenn jemand ein Tool einführt, ohne die IT einzubeziehen. Ein Vertriebsteam meldet sich für seine eigene Pipeline-Software an, eine Abteilung rechnet ein KI-Schreibtool ab, ein Analyst erstellt einen Workflow in einer App, die niemand geprüft hat.
Der Grund, warum beides geschieht, ist meist derselbe. Der genehmigte Weg war zu langsam oder zu starr, also bauten die Leute ihre eigenen Lösungen. Jedes Schatten-IT-Tool wird zu einem Silo, sobald es Daten enthält, die nichts anderes lesen kann. Laut den Experten für Datenintegration und Data Hubs, Factor Blue, entstehen Datensilos, wenn Teams spezialisierte Systeme einführen ohne eine einheitliche Strategie, wie Daten fließen sollen. Schatten-IT ist einfach dieses Muster, das schneller abläuft, eine nicht genehmigte Anmeldung nach der anderen.
Was Datensilos und Schatten-IT ein Unternehmen tatsächlich kosten
Die Kosten von Datensilos fallen selten auf das Team zurück, das sie geschaffen hat, was ein Grund dafür ist, warum sie so lange unbeachtet bleiben. Sie treten an drei Stellen auf.
- Entscheidungen auf Basis unvollständiger Daten: Wenn Kundeninformationen in drei Tools liegen, die nicht miteinander kommunizieren, sieht niemand das Gesamtbild, und die Prognose basiert auf einem Bruchteil der Wahrheit.
- Sicherheits- und Compliance-Risiken: Schatten-IT bedeutet, dass Daten in Tools liegen, die das Sicherheitsteam nicht sehen, prüfen oder schützen kann. Gemäß DSGVO liegen personenbezogene Daten in einer nicht genehmigten App immer noch in der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens, selbst wenn die IT nicht weiß, dass die App existiert.
- Doppelte Ausgaben und Anstrengungen: Drei Teams lizenzieren drei sich überschneidende Tools, und zwei Analysten erstellen denselben Bericht neu, weil keiner auf die Daten des anderen zugreifen konnte.
Nichts davon erscheint als Posten namens „Datensilo“, sodass die Verschwendung im Stillen wächst, während die offiziellen Zahlen gut aussehen. Diese Unsichtbarkeit ist genau das, was ihr Wachstum ermöglicht.
Warum die üblichen Lösungen Datensilos nicht verhindern
Der Instinkt ist, das Problem zu kontrollieren. Nicht genehmigte Tools verbieten, Ausgaben einschränken, ein Memo zur Data Governance versenden. Dies behandelt das Symptom und ignoriert die Ursache, und es neigt dazu, die Dinge zu verschlimmern.
Wenn der offizielle Weg langsam bleibt, drängen Einschränkungen die Umgehungen weiter in den Untergrund. Die Leute müssen immer noch ihre Arbeit erledigen, also finden sie leisere Wege, die IT zu umgehen, und die Schatten-IT wird weniger sichtbar, anstatt kleiner zu werden. Ein Bereinigungsprojekt hat denselben Fehler. Ein Unternehmen kann ein Quartal damit verbringen, Silos zu konsolidieren, aber wenn das Verbinden eines neuen Systems immer noch Monate dauert, entstehen neue Silos, bevor das Projekt überhaupt abgeschlossen ist.
Das ist der Unterschied zwischen Beseitigung und Prävention. Bestehende Silos zu beseitigen, ist eine einmalige Aufräumarbeit, die einmalig Früchte trägt. Neue zu verhindern bedeutet, die Bedingung zu ändern, die sie schafft: die Kluft zwischen der Geschwindigkeit, mit der das Unternehmen vorankommen möchte, und der Geschwindigkeit, die der genehmigte Weg zulässt. Schließt man diese Kluft, verschwindet der Anreiz, Silos zu bilden. Lässt man sie offen, hilft auch keine Überwachung.
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