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Was sind Datensilos?
„Kurz gesagt, Datensilos sind isolierte Datensätze, die in separaten Systemen oder Abteilungen gespeichert sind und einen effizienten Informationsaustausch und eine Integration innerhalb eines Unternehmens verhindern. Ich beschreibe Datensilos oft als von Wasser umgebene Inseln, von denen jede wertvolle Ressourcen enthält, aber voneinander und vom Festland abgeschnitten ist, was die Zusammenarbeit und den Zugriff erschwert. Integrationen wiederum dienen als Brücken, die diese Inseln mit dem Festland und untereinander verbinden und so den Informationsfluss ermöglichen.“
Was ist Ihrer Erfahrung nach die Hauptursache für Datensilos? Wie werden sie normalerweise gebildet?
„Datensilos entstehen normalerweise, wenn Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten und ihre eigenen Spezialsysteme verwenden, die nicht mit dem Rest des Unternehmens integriert sind. Dies kann passieren, wenn es keine einheitliche Strategie dafür gibt, wie Daten im gesamten Unternehmen fließen sollen, oder wenn Teams auf veraltete Altsysteme angewiesen sind. Es kommt auch häufig vor, dass Unternehmen schnell wachsen oder Fusionen und Übernahmen durchführen und die verschiedenen Systeme einfach nicht ineinander greifen. Ohne ein bewusstes Bemühen, Systeme zu vereinheitlichen und Teams zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit zu ermutigen, bleiben Daten in isolierten Systemen gefangen und bilden Silos, die es allen erschweren, effizient zu arbeiten und gute Entscheidungen zu treffen.
Ich denke auch, dass es wichtig ist, darauf hinzuweisen, dass das zugrunde liegende Problem darin besteht, dass Unternehmen sich der enormen Auswirkungen, die Datensilos in ihrem Unternehmen haben können, nicht bewusst sind, weshalb sie nicht genug Zeit und Ressourcen investieren, um dieses Problem anzugehen oder zu verhindern. Datensilos sind nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Problem.“
Sind Datensilos nur ein internes Problem, oder können sie auch im Umgang mit externen Lieferanten auftreten?
„Im E-Commerce tragen externe Lieferanten häufig zur Bildung von Datensilos bei, indem sie ihre eigenen Systeme wie CRMs, ERPs oder Inventarverwaltungstools verwenden, die sich nicht einfach in die internen Systeme des Unternehmens integrieren lassen. Diese externen Systeme können den Informationsfluss einschränken, indem sie nur den Austausch bestimmter Daten innerhalb bestimmter Prozesse oder Workflows zulassen, anstatt einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Betrieb zu bieten. Beispielsweise gibt das ERP-System eines Lieferanten möglicherweise nur Bestelldetails an die E-Commerce-Plattform weiter, nicht jedoch an die Marketing- oder Kundenservice-Teams, wodurch diese im Dunkeln gelassen werden und ihr Zugriff auf aktuelle Informationen eingeschränkt ist. Infolgedessen arbeitet jede Abteilung mit unvollständigen oder veralteten Daten, wodurch Silos entstehen, die es den Teams erschweren, zusammenzuarbeiten und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage des Gesamtbildes zu treffen.“
Sind sich Kunden ihrer zugrunde liegenden Datenprobleme bewusst, wenn sie sich an Factor Blue wenden, oder entdecken sie in Ihren Gesprächen mit ihnen oft neue Probleme?
„In den meisten Fällen sind sie sich ihrer Datenprobleme bereits bewusst, wenn sie sich an uns wenden. Sie kommen erst zu Factor Blue, wenn sie nach einer Lösung suchen. Ein Teil unserer Aufgabe besteht jedoch darin, das Bewusstsein für das Gesamtbild zu schärfen. Manchmal sagen Kunden: „Moment, ist das ein Datensilo? Ist es das, was unsere Probleme verursacht?“
Bei Besprechungen beschreiben sie oft Situationen wie: „Wir müssen die Fertigung abwickeln, aber die Rechnung ist da, die Auftragsdaten sind da, und wir geben Informationen manuell weiter, wobei die Daten über verschiedene Systeme verteilt sind.“ Sie beschreiben Datensilos, da die Daten fragmentiert und an verschiedenen Stellen isoliert sind.
Auch wenn sie den Begriff „Datensilo“ vielleicht nicht sofort erkennen, können sie in der Regel ein Konnektivitätsproblem lokalisieren. Sie wissen, dass etwas nicht reibungslos funktioniert, und sie sind oft frustriert über die mangelnde Integration zwischen den Systemen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dass viele Kunden die Risiken einer solchen Datenverbreitung nicht vollständig erkennen. Dies kann zu Inkonsistenzen, widersprüchlichen Informationen und letztlich zu schlechten Entscheidungen führen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können.“
Sind Datensilos in größeren oder kleineren Unternehmen problematischer?
„Datensilos können sowohl in größeren als auch in kleineren Unternehmen problematisch sein, aber in größeren Organisationen stellen sie tendenziell eine größere Herausforderung dar, da die große Anzahl von Abteilungen, Systemen und Datenquellen das Risiko einer Fragmentierung erhöht und es schwieriger macht, alles zu integrieren. Dies gilt insbesondere für schnell wachsende Unternehmen. Ich bin auf mehrere Unternehmen gestoßen, die zwischen 2020 und 2023 ein beschleunigtes Wachstum verzeichneten. Im Zuge der Expansion mussten sie verschiedene Systeme für verschiedene Abteilungen einführen, um mit den gestiegenen Bestellungen, Kundendaten und wachsenden Marketingaktivitäten Schritt zu halten. Beispielsweise verwendeten die Marketingteams ein System, während die Finanzabteilung ein anderes einführte. Dieser Ansatz führte zu einer fragmentierten Struktur: Die Systeme waren lose miteinander verbunden, aber es gab keine einheitliche Sicht auf den gesamten Betrieb. Stattdessen lag der Schwerpunkt darauf, was die einzelnen Systeme leisten konnten, und nicht darauf, wie sie zusammenarbeiten könnten, um ein einheitliches Bild zu vermitteln.“
Wie können Unternehmen mit Datensilos umgehen? Handelt es sich um eine einmalige Sache oder um eine kontinuierliche Anstrengung?
„Die Bekämpfung von Datensilos und die Verhinderung ihrer Entstehung beginnt bei den Menschen, nicht bei der Technologie, und das ist ein kontinuierliches Unterfangen. Ich denke, viele Unternehmen betrachten die Beseitigung von Datensilos als einmaliges Projekt, das sie von ihrer To-Do-Liste abhaken können. Sie identifizieren ein Silo und denken: „Okay, wir werden das beheben“, und sobald das Projekt abgeschlossen ist, gehen sie davon aus, dass das Problem gelöst ist. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um einen kontinuierlichen Anpassungs- und Verbesserungsprozess. Es geht nicht nur darum, Systeme miteinander zu verbinden, um das Silo zu beseitigen; es geht auch darum, den Umgang des Unternehmens mit Daten kontinuierlich anzupassen.
Ein großer Teil davon besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Praktiken eingeführt werden, damit die Menschen nicht in Versuchung geraten, das System zu umgehen, wenn sie es für unpraktisch halten. Selbst wenn es einen klaren Prozess für den Umgang mit Daten gibt, können Mitarbeiter, wenn sie sich nicht darauf einlassen, Workarounds zu schaffen, die am Ende wieder zu Datensilos werden. Ich hatte einen Kunden, der das aus erster Hand erlebt hat: Er hat das System umgangen, was zu einem erheblichen Datenproblem führte. Es geht also nicht nur darum, Datensilos zu reparieren und Technologie zu implementieren, sondern auch darum, eine Kultur und effiziente Prozesse zu schaffen, die verhindern, dass sich im Laufe der Zeit neue bilden.“
Wenn Sie Unternehmen einen wichtigen Ratschlag zur Bekämpfung von Datensilos geben könnten, was wäre der erste Schritt, den sie unternehmen sollten?
Wenn ich Unternehmen einen Ratschlag geben könnte, wäre es, von Anfang an in eine solide Datenintegrationsstrategie zu investieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme und Prozesse so eingerichtet sind, dass sie abteilungsübergreifend miteinander verbunden sind und kommunizieren. Das bedeutet, Technologien wie APIs, einen zentralen Datenhub oder eine Middleware-Lösung wie iPaaS zu implementieren, um Systeme effektiv miteinander zu verbinden. Wie ich bereits erwähnt habe, ist der Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb des Unternehmens jedoch genauso wichtig.
Denken Sie außerdem darüber nach, wer in Ihrem Unternehmen für die Daten verantwortlich ist. Gibt es eine engagierte Person oder ein engagiertes Team? Wenn nicht, sollten Sie erwägen, eine Rolle wie einen Datenleiter einzurichten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie jemanden haben, der für die Überwachung der Daten verantwortlich ist, können Sie sicherstellen, dass die Strategie konsistent ist und das Unternehmen nicht erneut in die Falle isolierter Systeme tappt.“
Warum ist es für Unternehmen unerlässlich, Datensilos aufzubrechen, und welche weitreichenden Auswirkungen können sie auf Betrieb, Entscheidungsfindung und Compliance haben?
„Es ist wichtig zu wissen, wo sich Ihre Daten befinden, was Sie damit machen können und warum bestimmte Informationen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Letztlich geht es darum, Ihre Daten zu nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Leider schöpfen viele Unternehmen dieses Potenzial nicht vollständig aus. Oft sind Abteilungen isoliert und jede konzentriert sich auf ihre eigene „Insel“. Wie bereits erwähnt, führt der Aufbau starker Verbindungen zwischen diesen Inseln jedoch zu einer besseren Zusammenarbeit, klareren Informationen und einer effizienteren Arbeitsweise. Dies hilft, Datensilos zu reduzieren und sorgt für einen reibungsloseren Betrieb.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Datensilos auch zu schwerwiegenden Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und der Unternehmensführung führen können. Wenn Ihre Daten verstreut und isoliert sind, wird es viel schwieriger, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, zumal sich diese Vorschriften schnell ändern. Dadurch wird Ihr Unternehmen weniger flexibel und es entstehen zusätzliche Betriebskosten, da mehr Zeit für die Überprüfung und Verwaltung der Daten aufgewendet wird.“
Wie können Unternehmen die erfolgreiche Nutzung von Daten sicherstellen und welche Rolle spielen Anpassungsfähigkeit, Organisationskultur und KI bei der effektiven Verwaltung von Daten?
„Um sicherzustellen, dass Daten erfolgreich genutzt werden, müssen Unternehmen die Dinge so einrichten, dass alle Beteiligten dazu ermutigt werden, richtig damit umzugehen. Es geht nicht nur um die Tools, die Sie verwenden, wie Datenmanagementsysteme, sondern auch darum, eine Kultur zu schaffen, in der Daten geschätzt werden und die Mitarbeiter zusammenarbeiten, um dafür zu sorgen, dass sie korrekt und transparent sind. Anpassungsfähigkeit ist hier wirklich wichtig — nicht nur in Bezug auf die Technologie, sondern auch in der Art und Weise, wie das gesamte Unternehmen mit Daten umgeht. Wenn sich die Dinge ändern, sollte sich auch die Art und Weise, wie Teams mit Daten umgehen, weiterentwickeln.
KI kann dabei definitiv helfen. Es ist nicht nur ein Schlagwort; es kann wirklich einen Unterschied in der Art und Weise machen, wie Daten verwaltet werden, indem viele Aufgaben automatisiert werden, wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden und Menschen dabei unterstützt werden, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen ihren Umgang mit Daten verbessern, Fehler reduzieren und noch mehr aus den vorhandenen Informationen herausholen, was letztlich zu besseren Ergebnissen führt.“
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