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¿Qué son los silos de datos?
«En pocas palabras, los silos de datos son conjuntos de datos aislados que se almacenan en sistemas o departamentos separados que impiden el intercambio eficiente de información y la integración en una organización. A menudo describo los silos de datos como islas rodeadas de agua, cada una de las cuales contiene recursos valiosos, pero aisladas unas de otras y del continente, lo que dificulta la colaboración y el acceso. A su vez, las integraciones actúan como puentes, ya que conectan estas islas con el continente y entre sí, lo que permite el flujo de información».
Según su experiencia, ¿cuál es la causa principal de los silos de datos? ¿Cómo se forman normalmente?
«Los silos de datos suelen aparecer cuando los departamentos operan de forma independiente y utilizan sus propios sistemas especializados que carecen de integración con el resto de la organización. Esto puede ocurrir cuando no hay una estrategia unificada sobre cómo deben fluir los datos en la organización o cuando los equipos confían en sistemas heredados obsoletos. También es habitual que las empresas crezcan rápidamente o pasen por fusiones y adquisiciones, y los diferentes sistemas simplemente no encajan. Sin un esfuerzo consciente por unificar los sistemas y alentar a los equipos a compartir y colaborar, los datos permanecen atrapados en sistemas aislados y forman silos que dificultan que todos trabajen de manera eficiente y tomen buenas decisiones.
También creo que es importante tener en cuenta que el problema subyacente es que las organizaciones no son conscientes del enorme impacto que los silos de datos pueden tener dentro de su organización, por lo que no invierten suficiente tiempo y recursos para abordar o prevenir este problema. Los silos de datos no son simplemente un problema técnico, sino también organizacional».
¿Los silos de datos son solo un problema interno o también pueden aparecer cuando se trata de proveedores externos?
«En el comercio electrónico, los proveedores externos suelen contribuir a la formación de silos de datos mediante el uso de sus propios sistemas independientes, como CRM, ERP o herramientas de gestión de inventario, que no se integran fácilmente con los sistemas internos de la organización. Estos sistemas externos pueden limitar el flujo de información al permitir que solo se compartan ciertos datos dentro de procesos o flujos de trabajo específicos, en lugar de ofrecer una visión holística de toda la operación. Por ejemplo, es posible que el sistema ERP de un proveedor solo comparta los detalles de los pedidos con la plataforma de comercio electrónico, pero no con los equipos de marketing o servicio al cliente, lo que los deja al margen y limita su capacidad de acceder a información actualizada. Como resultado, cada departamento trabaja con datos parciales o desactualizados, lo que crea silos que dificultan que los equipos colaboren y tomen decisiones informadas basadas en un panorama completo».
¿Los clientes son conscientes de sus desafíos subyacentes en materia de datos cuando se ponen en contacto con Factor Blue o suelen descubrir nuevos problemas durante las conversaciones con ellos?
«La mayoría de las veces, cuando se ponen en contacto con nosotros, ya son conscientes de sus desafíos relacionados con los datos. No acuden a Factor Blue a menos que busquen una solución. Sin embargo, parte de nuestra función es ayudar a crear conciencia sobre el panorama general. A veces, los clientes dicen: «Espera, ¿se trata de un silo de datos? ¿Es esto lo que está causando nuestros problemas?»
Durante las reuniones, suelen describir situaciones como: «Tenemos que procesar la fabricación, pero la factura está aquí, los datos del pedido están ahí y estamos pasando la información manualmente, con datos dispersos en diferentes sistemas». Lo que describen son silos de datos, ya que los datos están fragmentados y aislados en varios lugares.
Aunque es posible que no reconozcan de inmediato el término «silo de datos», por lo general pueden identificar un problema de conectividad. Saben que algo no funciona correctamente y, a menudo, se sienten frustrados por la falta de integración entre los sistemas. El verdadero desafío es que muchos clientes no se dan cuenta plenamente de los riesgos de tener datos distribuidos de esta manera. Esto puede generar incoherencias, información contradictoria y, en última instancia, una mala toma de decisiones que puede afectar a toda la empresa».
¿Los silos de datos son más problemáticos en las empresas más grandes o más pequeñas?
«Los silos de datos pueden ser problemáticos tanto en las empresas más grandes como en las pequeñas, pero tienden a ser más desafiantes en las organizaciones más grandes, ya que la gran cantidad de departamentos, sistemas y fuentes de datos aumenta el riesgo de fragmentación y dificulta la integración de todo. Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas de rápido crecimiento. Me he encontrado con varias empresas que experimentaron un crecimiento acelerado entre 2020 y 2023. A medida que crecían, tuvieron que introducir varios sistemas para los diferentes departamentos a fin de mantenerse al día con el aumento de los pedidos, los datos de los clientes y las crecientes iniciativas de marketing. Por ejemplo, los equipos de marketing utilizaron un sistema, mientras que los de finanzas adoptaron otro. Este enfoque condujo a una configuración fragmentada: los sistemas estaban poco conectados, pero no había una visión unificada de toda la operación. Por el contrario, la atención se centró en lo que podía hacer cada sistema, en lugar de en cómo podían trabajar juntos para ofrecer una imagen coherente».
¿Cómo pueden las empresas abordar los silos de datos? ¿Es algo que se hace una sola vez o se trata de un esfuerzo continuo?
«Abordar los silos de datos y prevenir su formación comienza con las personas, no con la tecnología, y es un esfuerzo continuo. Creo que muchas empresas ven la eliminación de los silos de datos como un proyecto puntual que pueden tachar de su lista de tareas pendientes. Identifican un silo y piensan: «Está bien, lo arreglaremos» y, una vez que el proyecto esté completo, asumen que el problema está resuelto. Pero, en realidad, se trata de un proceso continuo de adaptación y mejora. No se trata solo de conectar los sistemas para eliminar el silo, sino de ajustar continuamente la forma en que la organización gestiona los datos.
Una gran parte de esto consiste en garantizar que se implementen las prácticas correctas para que las personas no caigan en la tentación de eludir el sistema cuando lo encuentran inconveniente. Incluso cuando hay un proceso claro para gestionar los datos, si los empleados no lo aceptan, pueden crear soluciones alternativas que acaben convirtiéndose nuevamente en silos de datos. Tuve un cliente que lo experimentó de primera mano: pasó por alto el sistema, lo que provocó un importante problema con los datos. Por lo tanto, no se trata solo de corregir los silos de datos e implementar la tecnología, sino de crear una cultura y procesos eficientes que impidan la formación de otros nuevos con el tiempo».
Si pudieras dar a las empresas un consejo clave para abordar los silos de datos, ¿cuál sería el primer paso que deberían dar?
Si pudiera dar un consejo a las empresas, sería que invirtieran en una estrategia sólida de integración de datos desde el principio. Asegúrese de que sus sistemas y procesos estén configurados para conectarse y comunicarse entre departamentos. Esto implica implementar tecnologías como las API, un centro de datos central o una solución de middleware, como una iPaaS, para conectar los sistemas de manera eficaz. Sin embargo, como mencioné anteriormente, construir una cultura de colaboración y transparencia dentro de la organización es igual de importante.
Además, piense quién está a cargo de los datos dentro de su empresa. ¿Hay una persona o un equipo dedicado? De lo contrario, considera la posibilidad de crear un puesto como el de jefe de datos, especialmente si tu organización crece. Contar con alguien responsable de supervisar los datos puede ayudar a garantizar que la estrategia sea coherente y que la empresa no vuelva a caer en la trampa de los sistemas aislados».
¿Por qué es esencial que las organizaciones eliminen los silos de datos y qué impacto más amplio pueden tener en las operaciones, la toma de decisiones y el cumplimiento?
«Es crucial saber dónde están sus datos, qué puede hacer con ellos y por qué una información específica es importante para su organización. En última instancia, se trata de usar los datos para tomar decisiones estratégicas y extraer información valiosa. Lamentablemente, muchas organizaciones no están aprovechando al máximo este potencial. Con frecuencia, los departamentos están aislados y cada uno se centra en su propia «isla». Sin embargo, establecer conexiones sólidas entre estas islas, como comentamos anteriormente, conduce a una mejor colaboración, a una información más clara y a una forma de trabajar más eficiente. Esto ayuda a reducir los silos de datos y garantiza operaciones más fluidas.
Otro punto clave es que los silos de datos también pueden causar problemas graves con el cumplimiento y la gobernanza. Cuando los datos están dispersos y aislados, resulta mucho más difícil cumplir con los requisitos legales, especialmente porque estas normativas evolucionan rápidamente. Esto hace que su organización sea menos flexible y añade costos operativos adicionales, ya que se dedica más tiempo a verificar y administrar los datos».
¿Cómo pueden las organizaciones garantizar el uso exitoso de los datos y qué papel desempeñan la adaptabilidad, la cultura organizacional y la IA en la gestión eficaz de los datos?
«Para garantizar que los datos se utilicen correctamente, las organizaciones deben configurar las cosas de manera que alienten a todos a manejarlos correctamente. No se trata solo de las herramientas que se utilizan, como los sistemas de gestión de datos, sino también de crear una cultura en la que se valoren los datos y las personas trabajen juntas para mantenerlos precisos y transparentes. La adaptabilidad es muy importante en este sentido, no solo en la tecnología, sino también en la forma en que toda la empresa aborda los datos. A medida que cambien las cosas, la forma en que los equipos manejan los datos también debería evolucionar.
La IA definitivamente puede ayudar con esto. No es solo una palabra de moda; realmente puede marcar la diferencia en la forma en que se administran los datos al automatizar muchas tareas, ofrecer información valiosa y ayudar a las personas a tomar mejores decisiones con mayor rapidez. Al adoptar la IA, las organizaciones pueden mejorar la forma en que gestionan los datos, reducir los errores y aprovechar aún más la información de la que disponen, lo que, en última instancia, conduce a mejores resultados».
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