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Por qué los silos de datos y la TI en la sombra son el mismo problema
Los silos de datos y la TI en la sombra parecen fallos diferentes, responsabilidad de equipos distintos. Observe cómo se forma cada uno y la línea que los separa se difumina.
Un silo de datos aparece cuando un sistema contiene información a la que el resto de la empresa no puede acceder. La herramienta de análisis de un equipo de marketing, el sistema de inventario de un almacén, la hoja de cálculo de una oficina regional. La TI en la sombra aparece cuando alguien adopta una herramienta sin pasar por TI. Un equipo de ventas se suscribe a su propio software de gestión de ventas, un departamento carga a gastos una herramienta de escritura con IA, un analista crea un flujo de trabajo en una aplicación que nadie ha verificado.
La razón por la que ambos ocurren suele ser la misma. El camino aprobado era demasiado lento o demasiado rígido, así que la gente construyó el suyo propio. Cada herramienta de TI en la sombra se convierte en un silo en el momento en que contiene datos que ninguna otra puede leer. Según los expertos en integración de datos y centros de datos, Factor Blue, los silos de datos se forman cuando los equipos adoptan sistemas especializados sin una estrategia unificada sobre cómo deben fluir los datos. La TI en la sombra es simplemente ese patrón que ocurre más rápido, un registro no autorizado a la vez.
Lo que los silos de datos y la TI en la sombra realmente le cuestan a una empresa
El coste de los silos de datos rara vez recae en el equipo que los creó, lo que explica en parte por qué no se aborda durante tanto tiempo. Se manifiesta en tres áreas.
- Decisiones tomadas con datos parciales: cuando la información del cliente reside en tres herramientas que no se comunican, nadie ve el panorama completo y la previsión se basa en una fracción de la verdad.
- Exposición a riesgos de seguridad y cumplimiento: la TI en la sombra significa datos que residen en herramientas que el equipo de seguridad no puede ver, auditar o proteger. Según el RGPD, los datos personales en una aplicación no autorizada siguen siendo responsabilidad legal de la empresa, incluso cuando TI no sabe que la aplicación existe.
- Gasto y esfuerzo duplicados: tres equipos licencian tres herramientas superpuestas, y dos analistas reconstruyen el mismo informe porque ninguno pudo acceder a los datos del otro.
Nada de esto aparece como una partida llamada «silo de datos», por lo que el despilfarro se acumula silenciosamente mientras las cifras oficiales parecen correctas. Esa invisibilidad es precisamente lo que permite que crezca.
Por qué las soluciones habituales no logran prevenir los silos de datos
El instinto es controlar el problema. Prohibir herramientas no aprobadas, restringir el gasto, enviar un memorándum sobre la gobernanza de datos. Esto trata el síntoma e ignora la causa, y tiende a empeorar las cosas.
Cuando el camino oficial sigue siendo lento, la restricción empuja las soluciones alternativas más a la clandestinidad. La gente sigue necesitando hacer su trabajo, así que encuentran formas más discretas de sortear a TI, y el ámbito de la TI en la sombra se vuelve menos visible en lugar de reducirse. Un proyecto de limpieza tiene el mismo defecto. Una empresa puede pasar un trimestre consolidando silos, pero si conectar un nuevo sistema sigue llevando meses, se forman nuevos silos incluso antes de que el proyecto se entregue.
Esta es la diferencia entre eliminación y prevención. Eliminar los silos existentes es un trabajo de limpieza que rinde frutos una sola vez. Prevenir nuevos significa cambiar la condición que los crea: la brecha entre la velocidad a la que la empresa quiere avanzar y la velocidad que permite el camino autorizado. Cierra esa brecha y el incentivo para construir silos desaparece. Déjala abierta y ninguna cantidad de vigilancia será suficiente.
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