Wie die 3PL-Integration den Datenaustausch zwischen Marke und Lager steuert
Ein Kunde bestellt am Freitag. Bis Mittwoch ist das Paket nicht eingetroffen, also schreibt er dem Support. Der Mitarbeiter öffnet die Bestellung und sieht, dass sie aufgegeben und bezahlt wurde – danach geschah nichts mehr. Alles, was danach passierte, fand in einem Gebäude statt, das nicht von der Marke betrieben wird.
Ein 3PL-Anbieter (Third-Party Logistics) lagert die Ware und versendet die Bestellungen. Der Anbieter betreibt sein eigenes Lagerverwaltungssystem (WMS). Die 3PL-Integration ist die Verbindung zwischen diesem System und dem Shop sowie dem ERP-System der Marke. Ein Datensatz geht an den Anbieter, und vier müssen zurückkommen:
- Bestellungen an den Anbieter: was kommissioniert, verpackt und versendet werden soll, inklusive Servicelevel und spezieller Handhabungsanweisungen, für die der Kunde bezahlt hat
- Lagerbestände zurück: was der Anbieter tatsächlich auf Lager hat – der Wert, auf dessen Basis der Shop verkauft
- Versandbestätigung und Tracking: was wann mit welcher Sendungsnummer verschickt wurde
- Wareneingang und Einlagerung: Bestätigung eingehender Lieferungen, damit eingekaufte Ware erst dann als verkaufbar gilt, wenn sie tatsächlich verfügbar ist
- Retouren und Anpassungen: Artikel, die zurückgenommen, geprüft und entweder wieder eingelagert oder ausgebucht werden
Der Versand von Bestellungen ist der einfache Teil. Bei Lagerbeständen und Versandbestätigungen kommt es oft zu Zeitverzögerungen, obwohl sowohl der Shop als auch der Kundenservice darauf angewiesen sind. Sie gehören neben ERP, PIM und Zahlungsabwicklung zu den essentiellen E-Commerce-Integrationen.
Warum funktioniert der Dateiaustausch nicht mehr?
Die meisten 3PL-Beziehungen beginnen mit einem zeitgesteuerten Dateiaustausch. Eine Bestandsdatei kommt zweimal täglich an, eine Bestelldatei geht über Nacht raus. Das funktioniert, solange das Unternehmen klein ist.
Die Häufigkeit ist die offensichtliche Grenze. Eine Bestandsdatei, die nur zweimal täglich geliefert wird, bedeutet, dass der Shop mit Werten arbeitet, die bis zu zwölf Stunden alt sind. Bei geringem Volumen fällt das niemandem auf. Während einer Werbeaktion führt das jedoch zu Überverkäufen.
Formatabweichungen sind das schleichende Problem. Der Anbieter ändert eine Spalte, fügt einen Statuscode hinzu oder benennt ein Feld um. Der Import schlägt fehl – oder schlimmer noch: Er läuft durch, interpretiert aber einen Wert falsch. Da niemand die Datei überwacht, fällt der Fehler erst Tage später auf, wenn die Bestände nicht mehr übereinstimmen.
Viele Anbieter kombinieren beides. Eine Marke nutzt möglicherweise einen 3PL-Dienstleister im Inland, einen anderen in einem zweiten Markt und einen Fulfillment-Marktplatz für Auftragsspitzen. Das bedeutet drei Formate, drei Status-Vokabulare und drei Zeitpläne, die mit einem einzigen Auftragsbestand abgeglichen werden müssen.
Was eine schwache 3PL-Integration die Marke kostet
Outsourcing verlagert die Lagerarbeit aus dem Unternehmen heraus. Die Konsequenzen bleiben jedoch bestehen und treffen die Teams, die im direkten Kundenkontakt stehen:
- Service ohne Durchblick: Mitarbeiter können den Status einer Bestellung nicht einsehen, ohne den Dienstleister per E-Mail zu kontaktieren und auf eine Antwort zu warten
- Überverkäufe in Spitzenzeiten: veraltete Bestandsdaten genau in dem Moment, in dem das Volumen am höchsten ist
- Beschädigte Marktplatz-Kennzahlen: Versandbestätigungen, die nach dem Zeitfenster von Amazon oder Bol eingehen, was als verspätet gilt, selbst wenn das Paket pünktlich versandt wurde
- Rechnungen, die niemand prüfen kann: Lager- und Bearbeitungsgebühren, die nicht mit den vom Unternehmen verifizierbaren Volumina abgeglichen werden können
- Eine Beziehung, deren Beendigung teuer ist: Dateiformate, die auf einen einzigen Anbieter zugeschnitten sind, schwächen jede Vertragsverhandlung
All diese Punkte werden bei Vertragsabschluss leicht übersehen. Über Preise und Service-Level wird hart verhandelt. Wie die Daten fließen, wird der Implementierung überlassen – und genau diese Entscheidung bestimmt die Grenzen für alles, was oben aufgeführt ist.
Marken verbinden sich heute auf drei Arten mit einem Dienstleister. Sie nutzen das Portal des Anbieters, das zwar Informationen für Mitarbeiter bietet, aber keine Daten für interne Systeme liefert. Sie installieren einen vom Anbieter bereitgestellten Connector, der nur funktioniert, wenn es sich um gängige Systeme handelt. Oder sie planen einen Dateiaustausch, was der Standard ist und die Aktualität aller nachgelagerten Kennzahlen begrenzt. Eine Integration Platform-as-a-Service (iPaaS) ist der vierte Weg und der einzige, der bei mehreren Anbietern gleichzeitig Bestand hat.
Wie eine Integrationsplattform einen 3PL anbindet
Eine iPaaS ist eine Cloud-native, zentrale Plattform, mit der sich jedes System einmal verbindet, anstatt direkte Verbindungen zwischen den Systemen herzustellen. Der Webshop, das ERP und das WMS jedes Anbieters werden daran angeschlossen. Die Plattform übernimmt dann den Datentransfer und die Datenaufbereitung zwischen den Systemen.
Die Alumio-Integrationsplattform kann so konfiguriert werden, dass sie eine 3PL-Anbindung auf vier Arten handhabt:
- Bestellungen werden sofort nach Eingang freigegeben: eine ereignisgesteuerte Route innerhalb von Alumio übermittelt jede Bestellung sofort an den Dienstleister, sodass das Kommissionierfenster direkt mit der Bestellung beginnt und nicht erst mit der nächsten Stapelverarbeitung
- Eine einheitliche interne Sprache über alle Anbieter hinweg: Ein Transformer in der Alumio iPaaS konvertiert die Formate und Statuscodes jedes Anbieters in ein einheitliches internes Modell, sodass sich der Aufwand bei einem zweiten oder dritten 3PL-Anbieter nicht vervielfacht
- Laufende Rückmeldung von Lagerbeständen und Versand: Verfügbarkeits- und Versandbestätigungen werden in Echtzeit übermittelt, wodurch die Angaben im Webshop und auf den Marktplätzen stets aktuell bleiben
- Diskrepanzen nachvollziehbar: Die Alumio iPaaS protokolliert alle gesendeten und empfangenen Daten, sodass Bestandsdifferenzen oder fehlende Bestätigungen direkt geprüft werden können, anstatt darüber zu diskutieren
Drake & Farrell (inzwischen von Logicall übernommen) ist ein niederländisches Unternehmen für Reverse-Logistics, das Retouren und Fulfillment für Kunden abwickelt, die über Shopify, Adobe Commerce und WooCommerce verkaufen. Durch die Implementierung von Alumio, bereitgestellt durch Fresh Dynamics und Inteqrate, wurde Microsoft Dynamics 365 F&O mit all diesen Shopsystemen verbunden. Eine einzige Plattform ersetzte dabei die jeweils separate Anbindung für jeden Kunden. Fallstudie lesen.
Was eine gute 3PL-Integration für das Unternehmen bedeutet
Das Outsourcing des Fulfillments wird meist mit Kosten pro Bestellung und Flexibilität begründet – beides sind valide Argumente. Doch der Business Case lässt einen Punkt außer Acht: Der Dienstleister wird zur Quelle der Wahrheit für Lagerbestände und Versandstatus, und genau das sind die beiden Informationen, nach denen Kunden am häufigsten fragen.
Eine Integrationsplattform stellt diese Transparenz wieder her, ohne dass die Arbeit zurück ins Haus geholt werden muss. Der Dienstleister übernimmt weiterhin das Kommissionieren und Versenden. Die Marke kann Kundenanfragen direkt aus den eigenen Systemen beantworten, auf Basis von Bestandszahlen verkaufen, die auch in Spitzenzeiten präzise sind, und Rechnungen anhand verifizierbarer Volumina prüfen.
Dadurch ist das Unternehmen in der Lage, einen Dienstleister auf Basis kommerzieller statt technischer Aspekte neu zu verhandeln oder zu ersetzen. Bei einer Vertragsverlängerung ist das mehr wert als alles, was auf der Preisliste steht.
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