Wat 3PL-integratie verplaatst tussen het merk en het magazijn
Een klant plaatst op vrijdag een bestelling. Op woensdag is het pakket nog niet aangekomen, dus stuurt de klant een e-mail naar de klantenservice. De medewerker opent de bestelling en ziet dat deze is geplaatst en betaald, maar dat er daarna niets meer is gebeurd. Alles wat daarna plaatsvond, gebeurde in een gebouw dat niet door het merk zelf wordt beheerd.
Een 3PL, of logistieke dienstverlener van derden, beheert de voorraad en verzendt de bestellingen. De aanbieder gebruikt een eigen Warehouse Management System (WMS). 3PL-integratie is de koppeling tussen dat systeem en de webshop en het ERP-systeem van het merk. Er gaat één ding naar de aanbieder, en er moeten er vier terugkomen:
- Uitgaande bestellingen: wat er gepickt, verpakt en verzonden moet worden, inclusief het serviceniveau en eventuele speciale afhandeling waarvoor de klant heeft betaald
- Voorraadniveaus retour: wat de aanbieder daadwerkelijk op voorraad heeft; dit is het cijfer waarop de webshop de verkoop baseert
- Verzendbevestiging en tracking: wat er is verzonden, wanneer, en met welk referentienummer van de vervoerder
- Ontvangst en opslag: bevestiging van inkomende leveringen, zodat ingekochte voorraad pas verkoopbaar wordt wanneer deze ook echt beschikbaar is
- Retouren en correcties: artikelen die retour zijn gekomen, beoordeeld zijn en vervolgens weer op voorraad zijn gelegd of zijn afgeschreven
Uitgaande bestellingen is de meest eenvoudige richting. Bij voorraadniveaus en verzendbevestigingen gaat het qua timing vaak mis, terwijl zowel de webshop als de klantenservice hiervan afhankelijk zijn. Ze vormen samen met ERP, PIM en betalingen de essentiële e-commerce-integraties.
Waarom stopt bestandsuitwisseling met werken?
De meeste 3PL-relaties beginnen met het uitwisselen van bestanden volgens een vast schema. Een voorraadbestand komt twee keer per dag binnen en een bestelbestand gaat 's nachts de deur uit. Dat werkt prima totdat het bedrijf groeit.
Frequentie is de voor de hand liggende beperking. Een voorraadbestand dat twee keer per dag wordt geleverd, betekent dat de webshop verkoopt op basis van cijfers die tot twaalf uur oud zijn. Bij lage volumes merkt niemand dit. Tijdens een promotie leidt dit echter tot oververkoop.
Formaatwijzigingen zijn een stiller probleem. De aanbieder wijzigt een kolom, voegt een statuscode toe of hernoemt een veld. De import mislukt, of erger nog: de import slaagt, maar leest een waarde verkeerd. Omdat niemand het bestand controleert, komt de schade pas dagen later aan het licht in de vorm van voorraad die niet meer klopt.
Verschillende aanbieders combineren beide. Een merk kan voor binnenlandse zendingen één 3PL gebruiken, voor een tweede markt een andere, en voor piekdrukte een fulfillment-marktplaats. Dat betekent drie formats, drie verschillende statusterminologieën en drie tijdslijnen die allemaal op één orderboek moeten worden afgestemd.
Wat een zwakke 3PL-integratie het merk kost
Uitbesteding haalt het magazijnwerk uit de organisatie. Het haalt echter niet de gevolgen weg, die terechtkomen bij de teams die nog steeds in direct contact staan met de klant:
- Klantenservice in het duister: medewerkers kunnen niet zien waar een bestelling is zonder de provider te mailen en op antwoord te wachten
- Oververkoop tijdens piekmomenten: verouderde voorraadbestanden op het moment dat het volume het hoogst is
- Beschadigde marktplaatsstatistieken: verzendbevestigingen die na de tijdslimiet van Amazon of Bol binnenkomen, wat als te laat wordt geteld, zelfs als het pakket op tijd is vertrokken
- Facturen die niemand kan controleren: opslag- en administratiekosten die niet kunnen worden afgestemd op volumes die het merk zelf kan verifiëren
- Een relatie die duur is om te beëindigen: bestandsformaten die voor één provider zijn gebouwd, verzwakken elke onderhandeling bij contractverlenging
Al deze punten worden gemakkelijk over het hoofd gezien tijdens de contractfase. Er wordt hard onderhandeld over tarieven en serviceniveaus. Hoe de data wordt verplaatst, wordt overgelaten aan de implementatie, en die beslissing bepaalt de bovengrens voor alles in de bovenstaande lijst.
Merken verbinden een provider tegenwoordig op drie manieren. Ze gebruiken het portaal van de provider, wat mensen een plek geeft om te kijken, maar interne systemen niets geeft om te verwerken. Ze installeren een door de provider geleverde connector, wat werkt als hun systemen tot de gangbare behoren. Of ze plannen bestandsuitwisseling in, wat de standaard is en beperkt hoe actueel elk stroomafwaarts cijfer kan zijn. Een Integration Platform-as-a-Service (iPaaS) is de vierde route, en de enige die standhoudt bij meerdere providers tegelijk.
Hoe een integratieplatform een 3PL verbindt
Een iPaaS is een cloud-native, centraal platform waar elk systeem één keer verbinding mee maakt, in plaats van dat ze direct met elkaar verbonden worden. De webshop, het ERP en het WMS van elke provider maken er verbinding mee. Het platform verplaatst en transformeert vervolgens de data tussen deze systemen.
Het Alumio-integratieplatform kan op vier manieren worden geconfigureerd om een 3PL-koppeling af te handelen:
- Bestellingen vrijgegeven zodra ze worden geplaatst: een event-driven Route binnen Alumio pusht elke bestelling direct naar de provider, zodat het pick-venster start bij de bestelling in plaats van bij de volgende batch
- Eén interne vocabulaire voor alle providers: een Transformer in het Alumio iPaaS zet de formaten en statuscodes van elke provider om naar één intern model, zodat een tweede of derde 3PL dit niet vermenigvuldigt
- Voorraad en verzending continu geretourneerd: beschikbaarheid en verzendbevestigingen stromen direct terug, waardoor de webshop en marktplaatsvermeldingen accuraat blijven
- Discrepanties traceerbaar: het Alumio iPaaS logt wat er is verzonden en wat er is binnengekomen, zodat een voorraadverschil of een ontbrekende bevestiging kan worden gecontroleerd in plaats van bediscussieerd
Drake & Farrell (inmiddels overgenomen door Logicall) is een Nederlands reverse-logistiekbedrijf dat retouren en fulfillment afhandelt voor klanten die verkopen via Shopify, Adobe Commerce en WooCommerce. Zij implementeerden Alumio, geleverd door Fresh Dynamics en Inteqrate, om Microsoft Dynamics 365 F&O te koppelen aan al deze webshops. Eén platform verving de afzonderlijke koppeling voor elke klant. Lees de case study.
Wat een goede 3PL-integratie het bedrijf oplevert
Het uitbesteden van fulfillment is gerechtvaardigd op basis van kosten per order en flexibiliteit, en beide argumenten houden stand. De businesscase laat echter één ding buiten beschouwing. De provider wordt de bron van waarheid voor voorraad- en verzendstatus, en dat zijn de twee feiten waar klanten het meest naar vragen.
Een integratieplatform geeft die zichtbaarheid terug zonder het werk weer in eigen beheer te nemen. De provider blijft picken en verzenden. Het merk beantwoordt vragen van klanten vanuit eigen systemen, verkoopt op basis van voorraadcijfers die accuraat genoeg zijn voor piekperiodes en controleert facturen tegen volumes die zij zelf kunnen verifiëren.
Hierdoor kan het bedrijf een provider heronderhandelen of vervangen op basis van commerciële voorwaarden in plaats van technische. Bij contractverlenging is dat meer waard dan wat dan ook op de tariefkaart.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
