Lo que la automatización de órdenes de compra envía al proveedor
El cumplimiento directo por parte del proveedor significa que el minorista vende un artículo que nunca tiene físicamente. El cliente compra al minorista, y el proveedor selecciona, empaca y envía. "Drop-ship" es el nombre minorista para el mismo acuerdo, y los mayoristas lo llaman directo del proveedor.
El minorista sigue siendo responsable de la promesa. Recibió el dinero, estableció la fecha de entrega y responde al teléfono cuando el paquete se retrasa. No es dueño del inventario, del almacén ni del sistema de envío. Todo lo que le dice al cliente proviene de los datos que le envió un proveedor.
Una cosa sale hacia el proveedor y cuatro regresan:
- La orden de compra enviada: qué enviar, a quién, al precio de costo acordado y con el nivel de servicio por el que el cliente pagó al finalizar la compra
- Disponibilidad recibida: qué puede enviar realmente el proveedor esta semana, que es la cifra sobre la que vende la tienda
- Plazos de entrega recibidos: cuánto tiempo tarda el proveedor, que es a partir de lo cual se calcula la fecha de entrega al finalizar la compra
- Confirmación de envío recibida: qué salió, cuándo y con qué referencia de transportista, para que el cliente reciba el seguimiento
- Líneas de factura recibidas: qué cobró el proveedor frente a lo que vendió el minorista, línea por línea
La dirección de salida es la sencilla, y la mayoría de las empresas logran que funcione. Todo lo que regresa es más difícil, porque cambia en el extremo del proveedor. Estos flujos se sitúan junto al ERP, PIM y los pagos entre los integraciones esenciales para comercio electrónico.
¿Por qué falla la promesa de entrega en el dropshipping?
La tienda online ofrece una fecha de entrega al finalizar la compra. Esa fecha se calcula basándose en un inventario que el minorista no posee y en un plazo de entrega que controla el proveedor. Si cualquiera de estos datos está desactualizado, la promesa es errónea incluso antes de realizar el pedido.
La mayoría de estas relaciones comienzan con hojas de cálculo. Un proveedor envía un archivo de stock por correo electrónico cada semana, alguien lo sube y la tienda vende basándose en la disponibilidad del martes pasado. Esto funciona hasta que el proveedor tiene una semana con mucho trabajo.
Los códigos de producto son el segundo problema. El SKU del minorista y el número de artículo del proveedor son cadenas distintas, vinculadas en una hoja de cálculo que mantiene una sola persona. Cada producto nuevo requiere una vinculación manual, y cada producto sin vincular es un pedido que falla sin previo aviso.
Tener varios proveedores multiplica ambos problemas. Un minorista que trabaja con veinte proveedores de dropshipping tiene veinte formatos de archivo, veinte convenciones de plazos de entrega y veinte personas a las que escribir cuando algo sale mal.
Lo que cuestan los pedidos manuales a proveedores
El dropshipping se vende internamente como una forma de ampliar el catálogo sin comprar inventario. El coste aparece en otro lugar: en la brecha entre lo que dice la tienda online y lo que el proveedor realmente puede hacer:
- Pedidos que quedan en espera durante la noche: un cliente compra a las 18:00 y la orden de compra llega al proveedor a las 09:00 del día siguiente, perdiendo un día completo de preparación en cada pedido
- Promesas que nadie puede cumplir: una fecha de entrega calculada a partir de un plazo que el proveedor revisó hace dos semanas
- Vender sin stock del proveedor: un correo electrónico de cancelación que el cliente no esperaba, porque el archivo de inventario tenía cinco días de antigüedad
- Seguimiento que llega manualmente: una referencia de transportista copiada de un correo electrónico del proveedor al sistema de pedidos, o que directamente no se copia
- Márgenes que nadie puede verificar: facturas de proveedores que no pueden conciliarse línea por línea con lo que se vendió
Nada de esto es culpa del proveedor. El proveedor envió lo que se le indicó y cuando se le indicó. Fue el minorista quien se lo comunicó tarde, utilizando cifras que ya habían cambiado.
Cómo una plataforma de integración automatiza las órdenes de compra
Una plataforma de integración como servicio (iPaaS) ofrece a una empresa un lugar centralizado donde conectar todos sus sistemas. Cada sistema se conecta a ella una sola vez en lugar de conectarse directamente entre sí, y la plataforma mueve y adapta los datos entre ellos. Los minoristas ya la utilizan para tareas habituales: enviar los pedidos de la tienda al ERP, devolver las cifras de existencias a los canales de venta y enviar los datos de los envíos a la empresa de transporte.
Un proveedor se conecta de la misma manera. El proveedor se convierte en un sistema conectado más en lugar de ser solo una bandeja de entrada. La orden de compra se convierte en un mensaje como cualquier otro, que contiene el artículo, la cantidad, la dirección y el precio de coste acordado.
La plataforma de integración Alumio ofrece funciones que pueden configurarse para gestionar el cumplimiento directo del proveedor de principio a fin. Cuatro de ellas realizan la mayor parte del trabajo:
- Una ruta que genera la orden de compra: se puede crear una ruta entre la tienda o el ERP y el sistema del proveedor, de modo que un pedido de cliente se convierta en una orden de compra para el proveedor a los pocos minutos de finalizar la compra
- Un transformador que gestiona los códigos de producto: se puede configurar un transformador para asignar los números de artículo y las unidades de cada proveedor a los SKU del minorista, de modo que añadir un nuevo proveedor sea solo una cuestión de mapeo y no un proyecto complejo
- Flujo de disponibilidad y plazos de entrega: los cambios en el stock y los plazos de entrega del proveedor pueden trasladarse a la tienda en tiempo real, para que el proceso de compra refleje lo que el proveedor realmente puede ofrecer
- Confirmaciones y costes registrados: las confirmaciones de envío y las líneas de factura pueden enviarse de vuelta al sistema de pedidos y al ERP, lo que hace que el seguimiento sea automático y el margen sea verificable
Debido a que el proveedor se conecta a la plataforma en lugar de a cada sistema interno, el coste de integrar al vigésimo proveedor es prácticamente el mismo que el del segundo. El mismo patrón se aplica a las funciones del comercio electrónico B2B, donde la tienda es un canal hacia sistemas que ya contienen las respuestas.
AFL Groep es un proveedor de logística mayorista holandés que gestiona tiendas online en los Países Bajos y Bélgica. Implementó Alumio para automatizar el procesamiento diario de pedidos y la gestión de inventario, conectando Kerridge, Adobe Commerce y el sistema de reabastecimiento Optiply a través de una única plataforma. Los pedidos, el stock y los precios ahora se mantienen sincronizados en todas las tiendas.
Qué aportan las órdenes de compra automatizadas al negocio
El cumplimiento directo desde el proveedor es una decisión comercial que se implementa como una operativa. La ventaja comercial es un catálogo más amplio sin riesgo de inventario. La realidad operativa es que la reputación de un minorista depende ahora de los datos que recibe de empresas que no controla.
Una plataforma de integración acorta la distancia entre ambos aspectos. Genera la orden de compra mientras el cliente aún está en la página de agradecimiento y mantiene la disponibilidad lo suficientemente actualizada como para basar las cotizaciones en ella. Además, registra lo que el proveedor confirmó, de modo que el minorista pueda responder a una consulta sin necesidad de enviar un correo electrónico.
El negocio termina siendo capaz de añadir proveedores sin aumentar la plantilla y de hacer una promesa de entrega con motivos fundados para creer en ella.
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