Wat automatisering van inkooporders naar de leverancier verstuurt
Supplier-direct fulfillment betekent dat de winkelier een artikel verkoopt dat hij nooit fysiek in bezit heeft. De klant koopt bij de winkelier, en de leverancier verzamelt, verpakt en verzendt het product. Dropshipping is de retailterm voor deze constructie, terwijl groothandels het supplier-direct noemen.
De winkelier blijft verantwoordelijk voor de belofte. Hij heeft het geld ontvangen, de leverdatum bepaald en staat de klant te woord als het pakket te laat is. Hij is echter niet de eigenaar van de voorraad, het magazijn of het verzendsysteem. Alles wat hij aan de klant communiceert, is gebaseerd op gegevens die door de leverancier zijn aangeleverd.
Eén stroom gaat naar de leverancier, en vier komen er terug:
- De uitgaande inkooporder: wat er verzonden moet worden, naar wie, tegen de afgesproken inkoopprijs en met het serviceniveau waarvoor de klant bij het afrekenen heeft betaald
- Beschikbaarheid in: wat de leverancier deze week daadwerkelijk kan verzenden; dit is het cijfer waarop de webshop de verkoop baseert
- Levertijden in: hoe lang de leverancier erover doet, wat de basis vormt voor de leverdatum bij het afrekenen
- Verzendbevestiging in: wat er is verzonden, wanneer en met welk referentienummer van de vervoerder, zodat de klant de zending kan volgen
- Factuurregels in: wat de leverancier in rekening heeft gebracht versus wat de winkelier heeft verkocht, regel voor regel
De uitgaande stroom is het eenvoudigst en de meeste bedrijven krijgen dit werkend. Alles wat terugkomt is lastiger, omdat dit aan de kant van de leverancier verandert. Deze stromen lopen parallel aan ERP, PIM en betalingen tussen de essentiële e-commerce integraties.
Waarom gaat dropshipping mis bij de leverbelofte?
De webshop toont een leverdatum bij het afrekenen. Die datum wordt berekend op basis van voorraad die de retailer niet in beheer heeft en een levertijd die de leverancier bepaalt. Als een van beide cijfers verouderd is, klopt de belofte al voordat de bestelling is geplaatst.
De meeste van deze samenwerkingen beginnen met spreadsheets. Een leverancier mailt wekelijks een voorraadbestand, iemand uploadt dit, en de webshop verkoopt op basis van de beschikbaarheid van afgelopen dinsdag. Dat gaat goed totdat de leverancier een drukke week heeft.
Productcodes vormen het tweede probleem. De SKU van de retailer en het artikelnummer van de leverancier zijn verschillende reeksen, gekoppeld in een spreadsheet die door één persoon wordt bijgehouden. Elk nieuw product vereist handmatige koppeling, en elk ongekoppeld product is een bestelling die ongemerkt mislukt.
Meerdere leveranciers vergroten dit probleem. Een retailer met twintig dropship-leveranciers heeft te maken met twintig bestandsformaten, twintig verschillende levertijden en twintig contactpersonen om te mailen als er iets misgaat.
Wat handmatig bestellen bij leveranciers kost
Dropshipping wordt intern verkocht als een manier om het assortiment uit te breiden zonder voorraad in te kopen. De kosten worden echter elders zichtbaar, in het gat tussen wat de webshop belooft en wat de leverancier kan waarmaken:
- Bestellingen die blijven liggen: een klant bestelt om 18:00 uur en de inkooporder bereikt de leverancier pas de volgende dag om 09:00 uur, waardoor bij elke bestelling een volledige verwerkingsdag verloren gaat
- Beloftes die niemand kan nakomen: een leverdatum berekend op basis van een levertijd die de leverancier twee weken geleden heeft aangepast
- Verkopen zonder voorraad bij de leverancier: een annuleringsmail die de klant niet verwachtte, omdat het voorraadbestand vijf dagen oud was
- Tracking die handmatig wordt verwerkt: een vervoerdersreferentie die vanuit een e-mail van de leverancier in het ordersysteem wordt gekopieerd, of helemaal niet wordt overgenomen
- Marges die niemand kan controleren: leveranciersfacturen die niet regel voor regel kunnen worden afgestemd op wat er is verkocht
Dit zijn geen fouten van de leverancier. De leverancier heeft verzonden wat en wanneer hem werd gevraagd. De retailer gaf de instructies simpelweg te laat door, met cijfers die inmiddels al waren gewijzigd.
Hoe een integratieplatform inkooporders automatiseert
Een integration platform-as-a-service (iPaaS) biedt een bedrijf één centrale plek waar alle systemen samenkomen. Elk systeem koppelt slechts één keer in plaats van direct met elkaar, waarna het platform de data tussen de systemen verplaatst en omzet. Retailers gebruiken dit al voor hun dagelijkse werkzaamheden: het doorzetten van webshopbestellingen naar het ERP, het terugkoppelen van voorraadcijfers naar verkoopkanalen en het aanmelden van zendingen bij vervoerders.
Een leverancier koppelt op dezelfde manier. De leverancier wordt zo een extra gekoppeld systeem in plaats van een e-mailinbox. De inkooporder wordt een bericht zoals elk ander, met daarin het artikel, het aantal, het adres en de overeengekomen inkoopprijs.
Het Alumio-integratieplatform biedt functies die geconfigureerd kunnen worden om supplier-direct fulfillment volledig te automatiseren. Vier daarvan doen het meeste werk:
- Een Route die de inkooporder aanmaakt: er kan een Route worden gebouwd tussen de webshop of het ERP en het systeem van de leverancier, zodat een klantbestelling binnen enkele minuten na het afrekenen een inkooporder bij de leverancier wordt
- Een Transformer die productcodes verwerkt: een Transformer kan worden geconfigureerd om de artikelnummers en eenheden van elke leverancier te koppelen aan de SKU's van de retailer, waardoor een nieuwe leverancier slechts een kwestie van mapping is in plaats van een heel project
- Beschikbaarheid en levertijden die terugstromen: wijzigingen in voorraad en levertijden van de leverancier kunnen direct worden doorgevoerd in de webshop, zodat de klant bij het afrekenen ziet wat de leverancier daadwerkelijk kan waarmaken
- Bevestigingen en kosten vastgelegd: verzendbevestigingen en factuurregels kunnen worden teruggekoppeld naar het ordersysteem en het ERP, waardoor tracking automatisch verloopt en marges controleerbaar zijn
Omdat de leverancier koppelt met het platform in plaats van met elk intern systeem afzonderlijk, kost de twintigste leverancier ongeveer evenveel als de tweede. Hetzelfde patroon geldt voor functies binnen B2B e-commerce, waarbij de webshop fungeert als kanaal naar systemen die de antwoorden al bevatten.
AFL Groep is een Nederlandse groothandel in logistieke benodigdheden die webshops beheert in Nederland en België. Zij implementeerden Alumio om de dagelijkse orderverwerking en voorraadbeheer te automatiseren, waarbij Kerridge, Adobe Commerce en het voorraadaanvulsysteem Optiply via één platform worden gekoppeld. Orders, voorraad en prijzen blijven nu in elke shop synchroon.
Wat geautomatiseerde inkooporders het bedrijf opleveren
Directe levering door de leverancier is een commerciële beslissing die operationeel wordt uitgevoerd. De commerciële businesscase is een breder assortiment zonder voorraadrisico. De operationele realiteit is dat de reputatie van een retailer nu afhangt van gegevens die hij ontvangt van bedrijven waarover hij geen controle heeft.
Een integratieplatform overbrugt de kloof tussen die twee. Het maakt de inkooporder aan terwijl de klant nog op de bedankpagina is en houdt de beschikbaarheid actueel genoeg om op te baseren. Het legt ook vast wat de leverancier heeft bevestigd, zodat de retailer vragen kan beantwoorden zonder een e-mail te hoeven sturen.
Het bedrijf kan hierdoor leveranciers toevoegen zonder extra personeel aan te nemen en een leveringsbelofte doen die ook echt waargemaakt kan worden.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
