Was nach einer Übernahme im Großhandel bei Operations auf dem Tisch landet
Im Großhandel ist das ERP das operative Herzstück. Es enthält die Stammdaten der Kunden, die Preisvereinbarungen, die Sortimente, die jeder Kunde bestellen darf, und den Lagerbestand, von dem jede Bestellung abhängt. Nach einer Übernahme existiert all dies doppelt und ist oft unterschiedlich strukturiert.
Bestellungen gehen weiterhin über die Kanäle beider Unternehmen ein: ein B2B-Portal, EDI von größeren Kunden und manuelle Auftragserfassungen durch den Vertrieb. Jeder Kanal ist mit seinem eigenen ERP verbunden, und jedes ERP mit seinem eigenen WMS (Lagerverwaltungssystem). Kunden, die bei beiden Unternehmen einkaufen, erscheinen in beiden Systemen unter unterschiedlichen Kundennummern, und dasselbe Produkt kann zwei Artikelnummern und zwei Preise haben.
Ein Unternehmen, das aus einer größeren Gruppe herausgekauft wurde, ist an eine Frist gebunden. Gemäß der TSA darf das erworbene Unternehmen die Systeme des Verkäufers nur bis zu einem festen Datum nutzen. Jeder Bestell-, Preis- und Lieferantenfluss muss bis dahin an einem neuen Ort laufen. In einem Buy-and-Build-Modell wiederholt sich diese M&A-Integrationsarbeit mit jedem Deal.
Wo geht eine „Big Bang“-ERP-Konsolidierung schief?
Eine vollständige Umstellung auf das ERP der Gruppe ist langfristig meist richtig, als erster Schritt jedoch falsch. Als Endzustand ist ein einziges ERP einfacher zu betreiben und zu prüfen.
Das Risiko liegt in der Umstellung. Jede kundenspezifische Preisvereinbarung, Rabattstruktur und jedes Sortiment muss im Ziel-ERP neu aufgebaut und vor dem Go-Live getestet werden. Im Großhandel führt ein Fehler hier beim Kunden zu falschen Preisen auf einer Bestellung, einem im Portal fehlenden Produkt oder einer abgelehnten EDI-Bestellung.
Eine TSA-Frist komprimiert diese Tests auf den Zeitraum, den der Verkäufer gewährt. Die Migration stützt sich zudem auf die wenigen Mitarbeiter, die beide ERP-Systeme verstehen, also genau die Leute, die auch benötigt werden, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Um dieses Risiko zu vermeiden, muss man damit beginnen, was die Gruppe benötigt, solange beide ERP-Systeme noch laufen.
Was eine Großhandelsgruppe benötigt, während beide ERP-Systeme weiterlaufen
Bis die ERP-Konsolidierung abgeschlossen ist, müssen die beiden Unternehmen für Kunden und das zentrale Team als eine Einheit fungieren. Bestellungen, die über das Portal der Gruppe eingehen, müssen das ERP erreichen, das die Preisvereinbarung des jeweiligen Kunden enthält. Kundenspezifische Preise und Sortimente müssen in jedem Bestellkanal korrekt angezeigt werden. Die Bestände aus beiden Lagersystemen müssen zu einer Gesamtansicht zusammengeführt werden, und EDI-Bestellungen müssen weiterhin in dem Format eingehen, das der jeweilige Handelspartner bereits verwendet. Wurde das Unternehmen aus einer größeren Gruppe herausgekauft, müssen all diese Abläufe zudem die Systeme des Verkäufers verlassen haben, bevor die TSA endet.
Die üblichen Methoden hierfür greifen zu kurz. Nächtliche Exporte und Tabellenkalkulationen funktionieren nur, solange das Volumen gering ist. Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zwischen den beiden ERP-Systemen funktionieren zwar, sind aber jeweils individuell, hängen von ihrem Entwickler ab und müssen bei Änderungen an einem der ERP-Systeme neu aufgebaut werden. Die Verbindungen direkt in das Ziel-ERP zu bauen, bindet sie an eine Migration, die die Gruppe noch nicht abgeschlossen hat.
Was die Gruppe benötigt, ist eine Integrationsschicht: ein separates System, das zwischen den ERP-Systemen, dem WMS, dem Portal und den EDI-Abläufen sitzt, anstatt in einem von ihnen. So können beide ERP-Systeme weiterlaufen, während das Unternehmen als eine Einheit agiert.
Wie Alumio eine Großhandelsgruppe bei der ERP-Konsolidierung unterstützt
Eine iPaaS ist eine cloudbasierte, zentrale Drehscheibe, mit der sich Systeme verbinden lassen. Sie wandelt die Daten jedes Systems in das von anderen Systemen erwartete Format um und automatisiert den Austausch in Echtzeit oder nach einem Zeitplan.
Für eine Großhandelsgruppe spielt auch die Organisation der Integrationsplattform eine wichtige Rolle. In einer gemeinsam genutzten Umgebung kann die Migration eines Unternehmens die Abläufe aller anderen stören. Getrennte Setups pro Unternehmen führen dazu, dass der Gruppe der Überblick fehlt und bei jedem neuen Deal dieselben Verbindungen erneut aufgebaut werden müssen.
Während sich Integrationsplattformen normalerweise auf die Verbindung von Systemen und die Automatisierung des Austauschs zwischen ihnen konzentrieren, hat Alumio, eine Config-first-Integrationsplattform, ein Angebot speziell für Unternehmensgruppen entwickelt. Mit Alumio Spaces Core betreibt jedes Unternehmen seine Integrationen in einer eigenen, isolierten Umgebung, während ein zentrales Team den Überblick über alle behält. Bei einer Übernahme im Großhandel kommt es auf vier Punkte an:
- Das übernommene Unternehmen erhält eine eigene Umgebung: Seine ERP-, WMS-, Portal- und EDI-Abläufe werden über einen von 180+ Konnektoren oder eine individuelle Schnittstelle angebunden. Eine spätere Migration oder Trennung bleibt innerhalb dieser Umgebung und beeinträchtigt den Rest der Gruppe nicht.
- Eine Übersetzung zwischen den Unternehmen: Jedes ERP bleibt das führende System für seine eigenen Daten. Alumio bietet Transformers, die Kundenkonten, Artikelnummern und Preislisten während der Übertragung zuordnen, sodass Bestellungen das ERP erreichen, in dem die Preisvereinbarung des jeweiligen Kunden hinterlegt ist.
- Gruppenweiter Überblick, Einheit für Einheit: Das zentrale Team sieht den Status, die Protokolle und die Überwachung der Integrationen jeder Einheit an einem Ort. Rollenbasierter Zugriff, ein Audit-Trail und die Konfigurationshistorie zeigen, wer welchen Ablauf wann geändert hat, und die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert.
- Gemeinsame Standards mit lokaler Flexibilität: Abläufe, die für diesen Deal erstellt wurden, werden zu Vorlagen für die nächste Übernahme oder den nächsten Lagerstandort. Das Mapping kann je nach Einheit oder Partner variieren, während die Architektur gleich bleibt, und der Rollout erfolgt phasenweise.
Die Gruppe muss sich nicht mehr zwischen einer überstürzten Migration und zwei Unternehmen entscheiden, die die Bestellungen des jeweils anderen nicht sehen können.
Wo anfangen, wenn das übernommene Unternehmen noch sein eigenes ERP nutzt?
Für einen Leiter Operations ist die Entscheidung, jetzt zu verbinden statt jetzt zu migrieren, oft der Unterschied zwischen einem reibungslosen und einem ins Stocken geratenen ersten Quartal. Kunden beurteilen den Deal danach, ob ihre nächste Bestellung zum richtigen Preis ankommt, und eine TSA-Frist lässt sich nicht verschieben.
Der praktische Einstieg erfolgt über die Abläufe, die Kunden zuerst spüren: Bestellungen und kundenspezifische Preise für gemeinsame Konten, dann der Lagerbestand. Binden Sie das übernommene Unternehmen in seiner eigenen Umgebung an und verlagern Sie alle Abläufe, die noch auf den Systemen des Verkäufers laufen, während die TSA läuft. Auf einer Integrationsplattform wie Alumio gehen Integrationen in der Regel in Wochen statt in Monaten live.
Die ERP-Konsolidierung bleibt als Option offen. Die Gruppe kann ein Unternehmen nach dem anderen migrieren, ohne die anderen zu gefährden, oder zwei ERP-Systeme beibehalten, wenn sie unterschiedliche Märkte gut bedienen. Die nächste Übernahme wird dann an eine bereits bestehende Integrationsschicht und Vorlagen angebunden.
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