Wat er na een overname in de groothandel op het bureau van operations belandt
In de groothandel is het ERP het operationele hart. Het bevat het klantenbestand, de prijsafspraken, de assortimenten die elke klant mag bestellen en de voorraad waarvan elke bestelling afhankelijk is. Na een overname bestaat dit alles dubbel, vaak op verschillende manieren gestructureerd.
Bestellingen blijven binnenkomen via de kanalen van beide bedrijven: een B2B-portaal, EDI van grotere klanten en verkoopmedewerkers die bestellingen handmatig invoeren. Elk kanaal is gekoppeld aan het eigen ERP en elk ERP aan het eigen WMS (magazijnbeheersysteem). Klanten die bij beide bedrijven kopen, staan in beide systemen onder verschillende klantnummers en hetzelfde product kan twee artikelnummers en twee prijzen hebben.
Een bedrijf dat van een grotere groep is gekocht, heeft een deadline. Onder de TSA mag het overgenomen bedrijf de systemen van de verkoper slechts tot een vaste datum gebruiken. Elke bestelling, prijs en leveranciersstroom moet vóór die tijd ergens anders ondergebracht zijn. In een buy-and-build-model herhaalt dat M&A-integratiewerk zich bij elke deal.
Waar gaat een 'big-bang' ERP-consolidatie mis?
Een volledige overstap naar het groeps-ERP is op de lange termijn meestal de juiste keuze, maar als eerste stap vaak onjuist. Als einddoel is één ERP eenvoudiger te beheren en te auditen.
Het risico zit in de overstap. Elke klantspecifieke prijsafspraak, kortingsstructuur en elk assortiment moet in het doel-ERP opnieuw worden opgebouwd en getest vóór de livegang. In de groothandel leidt een fout hier tot een verkeerde prijs op een bestelling, een product dat ontbreekt in het portaal of een afgewezen EDI-order.
Een TSA-deadline dwingt die tests in de tijd die de verkoper toestaat. De migratie leunt bovendien op de weinige mensen die beide ERP-systemen begrijpen; precies de mensen die nodig zijn om de bestellingen draaiende te houden. Het vermijden van dat risico begint bij wat de groep nodig heeft, terwijl beide ERP-systemen nog draaien.
Wat een groothandelsgroep nodig heeft terwijl beide ERP-systemen draaien
Totdat de ERP-consolidatie is voltooid, moeten de twee bedrijven als één opereren voor klanten en het centrale team. Bestellingen die via het portaal van de groep worden geplaatst, moeten het ERP bereiken dat de prijsafspraken van de betreffende klant bevat. Klantspecifieke prijzen en assortimenten moeten correct verschijnen in elk bestelkanaal. Voorraad uit beide magazijnsystemen moet worden opgeteld tot één overzicht en EDI-bestellingen moeten blijven binnenkomen in het formaat dat elke handelspartner al gebruikt. Als het bedrijf is gekocht van een grotere groep, moeten al die stromen ook de systemen van de verkoper verlaten vóórdat de TSA afloopt.
De gebruikelijke manieren om dit te faciliteren schieten tekort. Nachtelijke exports en spreadsheets werken alleen totdat het volume groeit. Point-to-point-koppelingen tussen de twee ERP-systemen werken wel, maar zijn maatwerk, afhankelijk van de ontwikkelaar en moeten opnieuw worden gebouwd wanneer een van de ERP-systemen verandert. Het bouwen van de koppelingen in het doel-ERP bindt ze aan een migratie die de groep nog niet heeft afgerond.
Wat de groep nodig heeft, is een integratielaag: een afzonderlijk systeem dat tussen de ERP-systemen, WMS, portaal en EDI-stromen in staat, in plaats van erin verweven te zijn. Beide ERP-systemen kunnen dan blijven draaien terwijl het bedrijf als één geheel functioneert.
Hoe Alumio een groothandelsgroep ondersteunt bij ERP-consolidatie
Een iPaaS is een cloudgebaseerde, centrale hub waarmee systemen verbinding maken. Het zet de data van elk systeem om naar het formaat dat andere systemen verwachten en automatiseert de uitwisseling in real-time of volgens een planning.
Voor een groothandelsgroep telt ook hoe het integratieplatform is ingericht. In een gedeelde omgeving kan de migratie van één bedrijf de processen van iedereen verstoren. Aparte opstellingen per bedrijf zorgen er weer voor dat de groep het overzicht verliest en bij elke deal dezelfde verbindingen opnieuw moet opbouwen.
Waar integratieplatforms zich doorgaans richten op het koppelen van systemen en het automatiseren van de uitwisseling daartussen, heeft Alumio, een config-first-integratieplatform, een propositie ontwikkeld die specifiek is ontworpen voor groepen bedrijven. Met Alumio Spaces Core draait elk bedrijf zijn integraties in een eigen, geïsoleerde omgeving, terwijl een centraal team toezicht houdt op het geheel. Voor een overname in de groothandel komt dit neer op vier punten:
- Het overgenomen bedrijf krijgt een eigen omgeving: de ERP-, WMS-, portaal- en EDI-stromen worden gekoppeld via een van de 180+ connectors of een maatwerkkoppeling. Een latere migratie of afsplitsing blijft binnen die omgeving, afgeschermd van de rest van de groep.
- Eén vertaalslag tussen de bedrijven: elk ERP-systeem blijft de bron van waarheid voor de eigen data. Alumio biedt Transformers die klantaccounts, artikelnummers en prijslijsten tijdens het transport mappen, zodat bestellingen terechtkomen in het ERP-systeem dat de prijsafspraken van de betreffende klant bevat.
- Groepsbreed overzicht, entiteit voor entiteit: het centrale team ziet de status, logs en monitoring van de integraties van elke entiteit op één plek. Op rollen gebaseerde toegang, een audit trail en configuratiegeschiedenis laten zien wie welke stroom wanneer heeft gewijzigd en het platform is ISO 27001-gecertificeerd.
- Gedeelde standaarden met lokale flexibiliteit: stromen die voor deze deal zijn gebouwd, dienen als sjablonen voor de volgende overname of magazijnlocatie. De mapping kan per entiteit of partner verschillen, terwijl de architectuur gelijk blijft en de uitrol in fasen plaatsvindt.
De groep hoeft niet langer te kiezen tussen een overhaaste migratie en twee bedrijven die elkaars bestellingen niet kunnen inzien.
Waar te beginnen als het overgenomen bedrijf nog op zijn eigen ERP draait
Voor een operationeel directeur is nu koppelen in plaats van nu migreren vaak het verschil tussen een soepel eerste kwartaal en een vastgelopen kwartaal. Klanten beoordelen de deal op basis van de vraag of hun volgende bestelling tegen de juiste prijs aankomt en een TSA-deadline is onverzetbaar.
De praktische start ligt bij de stromen die klanten als eerste merken: bestellingen en klantspecifieke prijzen voor gedeelde accounts, gevolgd door voorraad. Koppel het overgenomen bedrijf in zijn eigen omgeving en verplaats stromen die nog op de systemen van de verkoper draaien terwijl de TSA loopt. Op een integratieplatform zoals Alumio gaan integraties doorgaans in weken live, niet in maanden.
ERP-consolidatie blijft een open keuze. De groep kan één bedrijf tegelijk migreren zonder de andere in gevaar te brengen, of twee ERP-systemen behouden waar deze goed voldoen voor verschillende markten. De volgende overname koppelt vervolgens aan een integratielaag en sjablonen die al bestaan.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
