Lo que decide un sistema de gestión de transporte
Un sistema de gestión de transporte toma cinco decisiones por cada envío, y cada una de ellas implica dinero. El origen determina si un paquete viaja cuarenta o cuatrocientos kilómetros. El nivel de servicio decide si la empresa paga por una entrega urgente en un pedido que tenía cinco días de margen. Una espera de cuatro horas determina si dos envíos con destino a la misma región viajan juntos o por separado.
Ninguna de estas decisiones es visible desde el TMS por sí solo. Cada una depende de conocer información almacenada en otro sistema en el momento exacto de la decisión, no como estaba en la exportación de la noche anterior.
El fallo no se manifiesta como un mensaje de error. Es una respuesta basada en datos obsoletos que parece idéntica a una basada en datos actuales, razón por la cual el coste permanece invisible durante meses.
¿Por qué la selección del transportista se hace a ciegas?
El envío de salida suele estar al final de una cadena que se integró en la dirección opuesta. La captura de pedidos al ERP está conectada porque representa ingresos. El ERP al almacén está conectado porque es cumplimiento. Del almacén al transportista suele haber solo una impresora de etiquetas y un archivo de manifiesto, y la elección del transportista ocurre antes, por pura costumbre.
Esto deja a la decisión de envío sin los dos factores que más le afectan. Uno es cuánto cuesta realmente el envío con cada transportista disponible hoy. El otro es si otra ubicación podría servir el pedido de forma más rápida o económica.
Este es el mismo tipo de brecha que la de la coherencia de datos entre ERP, MES y WMS, que llega al final del proceso en lugar de a la mitad. Persiste porque cada envío individual parece correcto y el coste solo se vuelve visible de forma agregada meses después, en una revisión de gastos de transporte.
El coste de realizar envíos sin integración de TMS
El transporte suele ser una de las partidas controlables más grandes en una empresa de distribución, y una de las menos analizadas a nivel de decisiones individuales. Las pérdidas adoptan formas reconocibles:
- Realizar envíos desde el origen incorrecto: el paquete viaja cuatrocientos kilómetros porque las existencias más cercanas eran invisibles en el momento de la decisión
- Pagar por una velocidad que nadie necesitaba: un servicio urgente para un pedido que tenía cinco días de margen en su fecha de entrega prometida
- Consolidaciones omitidas: dos pedidos con destino a la misma región preparados con cuatro horas de diferencia y enviados por separado
- Recargos que eran previsibles: cargos por dimensiones visibles en los datos del envío pero que nunca se verificaron al momento de la reserva
- Atención al cliente sin información: sin eventos de seguimiento en el registro del pedido, un agente responde a la pregunta "¿dónde está mi pedido?" consultando el portal del transportista
Las decisiones que debe respaldar la integración del TMS
La logística de salida es más fácil de corregir cuando se desglosa en las decisiones específicas que requieren datos actuales para tomarse correctamente.
- Ubicación de origen: qué centro envía el pedido, lo cual requiere conocer el stock y la capacidad en tiempo real de cada ubicación en lugar de usar una predeterminada
- Selección de transportista y servicio: la opción más económica que cumple con la fecha prometida, lo cual requiere tarifas actuales junto con el compromiso de entrega del pedido
- Consolidación: si este envío debe esperar para viajar con otros que van en la misma dirección, lo cual requiere visibilidad de la cartera de pedidos abiertos
- Reserva y documentación: el envío creado con el transportista y la documentación generada sin necesidad de volver a introducir datos desde el sistema del almacén
- Estado de vuelta al cliente: los eventos de seguimiento se devuelven al registro del pedido, para que tanto el servicio al cliente como el propio cliente vean lo mismo
Los tres primeros son decisiones y los dos últimos son ejecución. La mayoría de las empresas automatizan la ejecución y dejan las decisiones al hábito. Es al revés, porque es en las decisiones donde reside el coste.
Cómo una plataforma de integración conecta el TMS con el ERP y el WMS
La conexión de un TMS con los sistemas que contienen sus datos de entrada puede realizarse de tres formas, y cada una conlleva una limitación que conviene conocer. Muchos productos TMS incluyen conectores para los ERP más grandes, lo cual funciona cuando su combinación es la habitual, pero deja de hacerlo cuando no lo es. Las integraciones proporcionadas por los transportistas conectan bien a un transportista y se multiplican a medida que se añaden más. La selección manual a través de un portal de transportistas es lo que hacen la mayoría de las operaciones pequeñas, y es exactamente lo que produce el envío mediante el transportista predeterminado.
Una plataforma de integración como servicio (iPaaS) conecta cualquier combinación que esté realmente implementada. En la iPaaS de Alumio, ese trabajo adopta cuatro formas:
- Decisiones basadas en datos actuales: las rutas basadas en eventos envían los detalles del pedido y las posiciones de stock al TMS a medida que cambian, por lo que la selección se basa en la situación actual y no en la de la noche anterior
- Un proceso único para todos los transportistas: un transformador gestiona el formato de cada transportista, por lo que añadir o cambiar de transportista es un cambio de configuración y no un proyecto nuevo
- Estado devuelto automáticamente: los eventos de seguimiento fluyen de vuelta al registro del pedido y al cliente, por lo que el servicio al cliente responde desde el mismo sistema que recibió el pedido
- Coste del flete vinculado al pedido: el coste real del envío se registra en el pedido dentro del ERP, lo que permite visualizar el margen real por pedido y por canal
Esos flujos se configuran en lugar de crearse manualmente para cada par de sistemas, con el transformador de código disponible cuando la configuración no puede expresar una regla. Añadir un almacén o un transportista permite reutilizar el proceso existente. Eso también significa que los datos de inventario en tiempo real sirven tanto para la decisión de envío como para la de ventas.
Lo que cambia la integración del TMS en el gasto de fletes
Las empresas que gestionan bien la logística de salida rara vez son las que tienen las mejores tarifas de transporte. Son las que toman una decisión real por cada envío, porque los sistemas implicados pueden verse entre sí en el momento en que se toma la decisión.
Eso cambia el enfoque de la conversación sobre los fletes. En lugar de negociar una tarifa más baja una vez al año, la empresa elige el transportista y el origen adecuados para cada pedido. Por lo general, esto ahorra más que la negociación anual y, al mismo tiempo, mejora las fechas de entrega.
Lo que una plataforma de integración ofrece en este caso es un gasto de fletes que refleja decisiones deliberadas en lugar de opciones predeterminadas. Las promesas de entrega se cumplen porque el origen se eligió basándose en el stock real. Y el margen por pedido se conoce en el momento del envío, en lugar de tres semanas después, cuando llega la factura del transportista.
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