Lo que la integración de CPQ debe transmitir en ambas direcciones
Un configurador es tan bueno como los datos que lo alimentan y el pedido que produce. Ambas direcciones cruzan un límite de sistema.
- Datos de productos y opciones hacia adentro: qué componentes, características y variantes están disponibles actualmente, almacenados por el ERP o el sistema de información de productos
- Costos y precios hacia adentro: costos actuales, precios de contrato y autoridad de descuento del ERP, para que una cotización refleje el margen, no el precio de lista
- Disponibilidad y plazo de entrega hacia adentro: si la combinación puede entregarse cuando se promete, lo cual solo el ERP o el sistema de planificación conoce
- La configuración hacia afuera: la cotización aceptada convertida en un pedido de ventas del ERP, con la lista de materiales y la ruta que implica
- Estado del pedido de vuelta a ventas: progreso de producción y envío devuelto al CRM, para que el vendedor pueda responder al cliente
La mayoría de las implementaciones de CPQ resuelven el primer flujo hacia adentro con una exportación periódica de productos y se detienen ahí. El flujo hacia afuera, el que convierte una cotización aceptada en un pedido, casi siempre se deja en manos de una persona.
¿Por qué una cotización configurada se vuelve a escribir en el ERP?
Un configurador y un ERP describen el mismo producto en diferentes idiomas. Un CPQ mantiene una configuración como opciones seleccionadas frente a un modelo, que es como lo piensa un vendedor. El ERP necesita una lista de materiales y una ruta, que es como lo piensa una fábrica. Traducir entre ellos significa definir cómo cada opción se asigna a piezas y operaciones. Es más fácil dejar eso en manos de una persona cada vez que resolverlo una sola vez.
Los productos configurables llevan esa traducción más allá de lo que cualquiera puede preconfigurar. Un producto con quince grupos de opciones tiene más combinaciones válidas de las que una empresa definirá jamás como números de pieza fijos. Por lo tanto, la entrada en el ERP se ensambla para cada pedido, que es precisamente el trabajo que el CPQ debería haber terminado. Es una de las razones por las que la integración del ERP en la fabricación rara vez se limita a una sola asignación.
Nada de esto aparece en el caso de negocio del CPQ, porque ese caso se basó en la velocidad de cotización. Lo que cuesta llega más tarde y recae en el departamento de otra persona.
Lo que cuesta una integración CPQ deficiente después de la venta
Las pérdidas recaen en producción, en finanzas y en el departamento de ventas, por lo que nadie las suma ni las rastrea hasta la cotización.
- Errores de configuración que llegan a producción: una opción mal introducida fabrica una unidad con la especificación incorrecta, detectada en la inspección o por el cliente
- Cotizaciones basadas en costes obsoletos: una configuración con un precio basado en una tabla de costes actualizada el trimestre pasado, para un producto cuyos materiales han cambiado
- Fechas de entrega prometidas sin capacidad: un plazo de entrega cotizado a partir de un estándar y no de la cartera de pedidos actual
- Ventas incapaces de responder a preguntas sobre el estado: el cliente pregunta dónde está su pedido y el vendedor tiene que ir a preguntar
El primero llega al cliente, porque una unidad fabricada según una especificación que nadie vendió se convierte en un retrabajo o un abono. Los cuatro se concentran en un tipo de negocio.
Los productos configurables son donde la integración CPQ se gana su lugar
Las empresas que venden artículos de catálogo estándar rara vez necesitan un CPQ, ya que una cotización es una consulta de lista de precios. Un distribuidor que cotiza fijaciones en caja lee un número de una lista. Un fabricante que cotiza una bomba industrial especifica el tamaño del impulsor, el material del sello, la potencia del motor y el revestimiento, y cada combinación implica un conjunto diferente de piezas y una secuencia de montaje distinta.
Es por eso que la herramienta se gana su lugar en la fabricación bajo pedido, y por lo que el traspaso al ERP es más difícil allí. La complejidad que hace que la cotización manual sea lenta es la misma complejidad que hace que una configuración sea difícil de convertir en un pedido fabricable. Resolver la primera mitad sin la segunda desplaza el cuello de botella en lugar de eliminarlo.
Los fabricantes que aprovechan al máximo el CPQ tratan el modelo de configuración como una infraestructura compartida, no como una herramienta de ventas. Las reglas que definen lo que se puede fabricar residen en un solo lugar, y tanto el presupuesto como el pedido se derivan de ellas. Mantener esas reglas actualizadas requiere la misma disciplina que rige las órdenes de cambio de ingeniería, ya que una opción que cambia debe actualizarse en ambos lados. Esto plantea la cuestión práctica de dónde se construye realmente la conexión entre el presupuesto y el pedido.
¿Cómo conecta una plataforma de integración el CPQ con el ERP?
La conexión entre el presupuesto y el pedido se construye en uno de tres lugares, cada uno con sus propias limitaciones. La primera opción es ejecutar el CPQ dentro del ERP, lo que elimina la transferencia por completo, pero suele ofrecer una experiencia de venta más limitada. La segunda es utilizar un CPQ especializado conectado al ERP mediante un conector del proveedor. Esto cubre las combinaciones de sistemas comunes, pero se queda corto cuando el modelo de producto es inusual, lo cual ocurre la mayor parte del tiempo en productos configurables. La tercera es que una persona lea el presupuesto y lo introduzca manualmente en el ERP, que es lo que hacen la mayoría de las empresas y lo que limita los beneficios.
Para trasladar una configuración validada al ERP, calcular su precio según el coste actual y verificar la fecha con la cartera de pedidos, un fabricante necesita una capa intermedia entre el configurador y los sistemas de gestión. Esa capa es una plataforma de integración como servicio (iPaaS), y construir las conexiones sobre ella significa que cada una se configura una sola vez en lugar de reconstruirse para cada familia de productos. En la iPaaS de Alumio, esto adopta cuatro formas.
- Configuración adaptada a la estructura de un pedido: un transformador de datos asigna las opciones seleccionadas a la lista de materiales, la ruta y los números de pieza que requiere el ERP, de modo que un presupuesto se convierte en un pedido sin necesidad de volver a escribirlo
- Precio calculado según el coste actual: un proxy en tiempo real verifica el coste en vivo, los precios de contrato y la autoridad de descuento en el ERP mientras se elabora el presupuesto, en lugar de usar una tabla exportada el trimestre pasado
- Disponibilidad verificada antes de comprometerse: la misma verificación sincrónica lee la cartera de pedidos y la disponibilidad de componentes, de modo que la fecha presupuestada sea una que la planta pueda cumplir
- Estado devuelto al vendedor: una ruta de datos basada en eventos lleva el progreso de la producción y el envío de vuelta al CRM, para que el equipo de ventas obtenga respuestas desde el sistema que ya utiliza
Estos flujos se configuran en lugar de crearse manualmente para cada familia de productos, con el transformador de código disponible para cuando la configuración no puede expresar una regla. Un nuevo grupo de opciones se convierte en un cambio de mapeo, no en un proyecto. Lo que cambia no es la rapidez con la que se genera un presupuesto, sino que el presupuesto y el pedido describan exactamente lo mismo.
Lo que la integración de CPQ aporta a un fabricante
El CPQ se justifica por la velocidad de presupuestación y la tasa de éxito, ambos indicadores de la primera mitad del proceso. El trabajo posterior al presupuesto se divide entre tres roles. El ingeniero de ventas se encarga de la configuración y se retira una vez que el cliente firma. El administrador de pedidos la reconstruye en el ERP y asume el riesgo de un error de transcripción. El planificador de producción programa según lo que llega. Ninguno de ellos ve la cadena completa, lo que convierte esto en una decisión de integración más que de formación.
Conectar el configurador al ERP cambia el valor de la herramienta. Un presupuesto que se convierte en pedido sin pasos de transcripción conserva la configuración validada. Lo que la empresa obtiene son menos errores de especificación en producción, presupuestos basados en costes actuales y fechas de entrega que la planta realmente puede cumplir.
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