Wat CPQ-integratie in beide richtingen moet overdragen
Een configurator is slechts zo goed als de data die erin gaat en de order die eruit komt. Beide stromen passeren een systeemgrens.
- Product- en optiedata inkomend: welke componenten, functies en varianten momenteel beschikbaar zijn, beheerd door het ERP of productinformatiesysteem
- Kosten en prijzen inkomend: actuele kosten, contractprijzen en kortingsbevoegdheden vanuit het ERP, zodat een offerte de marge weerspiegelt in plaats van de catalogusprijs
- Beschikbaarheid en levertijd inkomend: of de combinatie kan worden geleverd zoals beloofd; informatie die alleen bekend is bij het ERP of het planningssysteem
- De configuratie uitgaand: de geaccepteerde offerte omgezet in een ERP-verkooporder, inclusief de bijbehorende stuklijst en bewerkingsvolgorde
- Orderstatus terug naar sales: voortgang van productie en verzending teruggekoppeld naar het CRM, zodat de verkoper de klant kan informeren
De meeste CPQ-implementaties lossen de eerste inkomende stroom op met een periodieke productexport en stoppen daar. De uitgaande stroom, die een geaccepteerde offerte omzet in een order, wordt bijna altijd aan een persoon overgelaten.
Waarom wordt een geconfigureerde offerte overgetypt in het ERP?
Een configurator en een ERP beschrijven hetzelfde product in verschillende talen. Een CPQ ziet een configuratie als gekozen opties bij een model; dat is hoe een verkoper erover denkt. Het ERP heeft een stuklijst en een bewerkingsvolgorde nodig; dat is hoe een fabriek erover denkt. Vertalen tussen die twee betekent definiëren hoe elke optie zich verhoudt tot onderdelen en bewerkingen. Het is makkelijker om dat telkens aan een persoon over te laten dan het één keer goed in te richten.
Configureerbare producten tillen die vertaalslag naar een niveau dat niet vooraf kan worden ingebouwd. Een product met vijftien optiegroepen heeft meer geldige combinaties dan een bedrijf ooit als vaste onderdeelnummers kan definiëren. De ERP-invoer wordt daarom voor elke bestelling samengesteld, wat precies het werk is dat de CPQ al had moeten afronden. Dat is één reden waarom ERP-integratie in de productie zelden stopt bij een enkele koppeling.
Niets hiervan komt voor in de businesscase voor CPQ, omdat die case gebaseerd was op offertesnelheid. De kosten daarvan komen pas later aan het licht en belanden op het bordje van een andere afdeling.
Wat een zwakke CPQ-integratie kost na de verkoop
De verliezen belanden in de productie, bij financiën en op de verkoopafdeling; daarom telt niemand ze bij elkaar op en herleidt men ze niet naar het offerteproces.
- Configuratiefouten die de productie bereiken: een verkeerd ingevoerde optie leidt tot een product met de verkeerde specificaties, wat pas bij inspectie of door de klant wordt ontdekt
- Offertes gebaseerd op verouderde kosten: een configuratie geprijsd op basis van een kostentabel van het vorige kwartaal, voor een product waarvan de materiaalkosten inmiddels zijn veranderd
- Leverdata beloofd zonder rekening te houden met capaciteit: een levertijd gebaseerd op een standaard in plaats van op de huidige orderportefeuille
- Verkoopafdeling kan statusvragen niet beantwoorden: de klant vraagt waar de bestelling blijft en de verkoper moet dit eerst gaan navragen
Het eerste punt bereikt de klant, omdat een product dat gebouwd is volgens specificaties die niemand heeft verkocht, leidt tot herbewerking of een creditnota. Alle vier de punten concentreren zich in één type bedrijf.
Configureerbare producten zijn waar CPQ-integratie zijn waarde bewijst
Bedrijven die standaard catalogusartikelen verkopen, hebben zelden een CPQ nodig, aangezien een offerte slechts een prijslijst raadplegen is. Een distributeur die verpakte bevestigingsmiddelen aanbiedt, leest een nummer van een lijst. Een fabrikant die een industriële pomp aanbiedt, specificeert de waaiergrootte, het materiaal van de afdichting, het motorvermogen en de coating; elke combinatie impliceert een andere set onderdelen en een andere bouwvolgorde.
Dat is waarom de tool zijn waarde bewijst in configure-to-order productie, en waarom de overdracht naar het ERP daar het lastigst is. De complexiteit die handmatige offertes traag maakt, is dezelfde complexiteit die het moeilijk maakt om van een configuratie een bouwbare order te maken. De voorkant oplossen zonder de achterkant aan te pakken, verplaatst de bottleneck alleen maar in plaats van deze weg te nemen.
Fabrikanten die de volledige waarde uit CPQ halen, beschouwen het configuratiemodel als gedeelde infrastructuur, niet als verkooptool. De regels die bepalen wat er gebouwd kan worden, staan op één plek, en zowel de offerte als de order zijn daarop gebaseerd. Het actueel houden van die regels vereist dezelfde discipline als die voor engineering change orders, omdat een optie die wijzigt aan beide kanten moet worden aangepast. Dat brengt de praktische vraag met zich mee waar de verbinding tussen offerte en order daadwerkelijk wordt gebouwd.
Hoe verbindt een integratieplatform CPQ met het ERP?
De verbinding tussen offerte en order wordt op een van de drie volgende plekken gebouwd, elk met eigen beperkingen. De eerste is het draaien van CPQ binnen het ERP, wat de overdracht volledig elimineert, maar meestal een minder goede verkoopervaring biedt. De tweede is een best-of-breed CPQ die via een vendor-connector aan het ERP is gekoppeld. Dit dekt gangbare systeemcombinaties, maar loopt vast zodra het productmodel afwijkt, wat bij configureerbare producten meestal het geval is. De derde is een medewerker die de offerte leest en handmatig in het ERP invoert; dit is wat de meeste bedrijven in de praktijk doen en wat de voordelen beperkt.
Om een gevalideerde configuratie naar het ERP te brengen, deze te prijzen op basis van actuele kosten en een datum te toetsen aan het orderboek, heeft een fabrikant een laag nodig tussen de configurator en de achterliggende systemen. Die laag is een integration platform-as-a-service (iPaaS), en door de verbindingen hierop te bouwen, wordt elke verbinding eenmalig geconfigureerd in plaats van per productfamilie opnieuw opgebouwd. Op het Alumio iPaaS neemt dit vier vormen aan.
- Configuratie omgevormd naar een orderstructuur: een data-Transformer koppelt geselecteerde opties aan de stuklijst, routing en onderdeelnummers die het ERP vereist, zodat een offerte een order wordt zonder opnieuw typen
- Geprijsd op basis van actuele kosten: een real-time Proxy controleert live kosten, contractprijzen en kortingsbevoegdheden in het ERP terwijl de offerte wordt opgesteld, in plaats van met een tabel die het vorige kwartaal is geëxporteerd
- Beschikbaarheid gecontroleerd vóór de toezegging: dezelfde synchrone controle leest het orderboek en de beschikbaarheid van componenten, zodat de toegezegde datum er een is die de fabriek kan waarmaken
- Status teruggestuurd naar de verkoper: een event-driven data-Route stuurt de voortgang van productie en verzending terug naar het CRM, zodat verkoop antwoord geeft vanuit het systeem dat ze al gebruiken
Deze stromen worden geconfigureerd in plaats van handmatig gebouwd per productfamilie, waarbij de Code Transformer beschikbaar is voor situaties waarin configuratie een regel niet kan uitdrukken. Een nieuwe optiegroep wordt een wijziging in de mapping, geen project. Wat verandert is niet hoe snel een offerte wordt geproduceerd, maar of de offerte en de order hetzelfde beschrijven.
Wat CPQ-integratie oplevert voor een fabrikant
CPQ wordt gerechtvaardigd door offertesnelheid en winstpercentage, die beide de eerste helft van het proces meten. Het werk na de offerte is verdeeld over drie rollen. De sales engineer is verantwoordelijk voor de configuratie en gaat verder zodra de klant tekent. De orderbeheerder bouwt deze opnieuw op in het ERP en draagt het risico van een verkeerd ingevoerde optie. De productieplanner plant op basis van wat er binnenkomt. Niemand van hen ziet de hele keten, wat dit tot een integratiebeslissing maakt in plaats van een trainingskwestie.
Het verbinden van de configurator met het ERP verandert de waarde van de tool. Een offerte die zonder handmatige overstap een order wordt, bevat de configuratie zoals die gevalideerd is. Wat het bedrijf krijgt, zijn minder specificatiefouten in de productie, offertes geprijsd op actuele kosten en leverdata die de fabriek kan waarmaken.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
