Ce que l'intégration CPQ doit transmettre dans les deux sens
Un configurateur n'est efficace que grâce aux données qui l'alimentent et à la commande qu'il génère. Ces deux flux traversent une frontière système.
- Données produits et options entrantes : quels composants, fonctionnalités et variantes sont actuellement disponibles, détenus par l'ERP ou le système d'information produit
- Coûts et tarification entrants : coûts actuels, prix contractuels et autorisations de remise provenant de l'ERP, afin qu'un devis reflète la marge et non le prix catalogue
- Disponibilité et délais entrants : si la combinaison peut être livrée dans les délais promis, ce que seul l'ERP ou le système de planification peut savoir
- La configuration sortante : le devis accepté transformé en commande client ERP, avec la nomenclature et le routage associés
- Statut de la commande vers les ventes : suivi de la production et de l'expédition renvoyé vers le CRM, afin que le commercial puisse répondre au client
La plupart des implémentations CPQ résolvent le premier flux entrant par une exportation périodique des produits et s'arrêtent là. Le flux sortant, celui qui transforme un devis accepté en commande, est presque toujours laissé à une intervention humaine.
Pourquoi un devis configuré est-il ressaisi dans l'ERP ?
Un configurateur et un ERP décrivent le même produit dans des langages différents. Un CPQ gère une configuration sous forme d'options sélectionnées pour un modèle, ce qui correspond à la logique commerciale. L'ERP a besoin d'une nomenclature et d'un routage, ce qui correspond à la logique de production. Traduire de l'un à l'autre signifie définir comment chaque option correspond à des pièces et des opérations. Il est plus simple de confier cette tâche à une personne à chaque fois que de définir la règle une fois pour toutes.
Les produits configurables poussent la traduction au-delà de ce qu'il est possible de pré-configurer. Un produit doté de quinze groupes d'options offre plus de combinaisons valides qu'une entreprise ne pourra jamais définir sous forme de références fixes. L'entrée dans l'ERP doit donc être assemblée pour chaque commande, ce qui correspond précisément au travail que le CPQ était censé avoir accompli. C'est l'une des raisons pour lesquelles l'intégration ERP dans le secteur manufacturier se limite rarement à un simple mappage.
Rien de tout cela n'apparaît dans l'analyse de rentabilité du CPQ, car celle-ci était basée sur la rapidité de chiffrage. Les coûts réels apparaissent plus tard et retombent sur un autre service.
Le coût d'une intégration CPQ défaillante après la vente
Les pertes se répercutent sur la production, la finance et le service commercial, c'est pourquoi personne ne les additionne pour les relier au processus de chiffrage.
- Erreurs de configuration atteignant la production : une option mal saisie entraîne la fabrication d'une unité non conforme, découverte lors de l'inspection ou par le client
- Devis basés sur des coûts obsolètes : une configuration tarifée à partir d'une table de coûts mise à jour au trimestre précédent, pour un produit dont le prix des matériaux a évolué
- Délais de livraison promis sans vérification des capacités : un délai annoncé sur la base d'une norme plutôt que sur l'état actuel du carnet de commandes
- Incapacité des commerciaux à répondre aux questions sur le statut : le client demande où en est sa commande et le vendeur doit aller se renseigner
Le premier cas atteint le client, car une unité fabriquée selon une spécification non vendue finit en retouche ou en avoir. Ces quatre problèmes se concentrent dans un type d'entreprise spécifique.
Les produits configurables sont le domaine où l'intégration CPQ justifie sa place
Les entreprises vendant des articles de catalogue standard ont rarement besoin d'un CPQ, car un devis consiste simplement à consulter une liste de prix. Un distributeur vendant des fixations en boîte se contente de lire un numéro sur une liste. Un fabricant proposant une pompe industrielle doit spécifier la taille de la turbine, le matériau du joint, la puissance du moteur et le revêtement ; chaque combinaison implique une nomenclature différente et une séquence de fabrication spécifique.
C'est pourquoi l'outil trouve toute sa pertinence dans la fabrication à la commande, et pourquoi le transfert vers l'ERP y est le plus complexe. La complexité qui ralentit le chiffrage manuel est la même que celle qui rend difficile la transformation d'une configuration en une commande prête à être produite. Résoudre la partie amont sans traiter la partie aval déplace le goulot d'étranglement au lieu de l'éliminer.
Les fabricants qui tirent pleinement parti du CPQ considèrent le modèle de configuration comme une infrastructure partagée, et non comme un simple outil de vente. Les règles définissant ce qui peut être fabriqué sont centralisées, et servent de base aussi bien au devis qu'à la commande. La mise à jour de ces règles exige la même rigueur que celle appliquée aux ordres de modification technique, car toute option modifiée doit être répercutée des deux côtés. Cela soulève la question pratique de savoir où établir concrètement la connexion entre le devis et la commande.
Comment une plateforme d'intégration connecte-t-elle le CPQ à l'ERP ?
La connexion entre le devis et la commande s'établit à l'un des trois niveaux suivants, chacun ayant ses propres limites. Le premier consiste à exécuter le CPQ au sein même de l'ERP, ce qui supprime le transfert de données mais offre généralement une expérience de vente moins performante. Le second repose sur un CPQ spécialisé relié à l'ERP par un connecteur fournisseur. Cette solution couvre les associations de systèmes courantes, mais atteint ses limites lorsque le modèle de produit est atypique, ce qui est le cas la plupart du temps pour les produits configurables. Le troisième consiste à faire saisir manuellement le devis dans l'ERP par un opérateur, ce qui est la réalité de la plupart des entreprises et limite considérablement les bénéfices.
Pour intégrer une configuration validée dans l'ERP, la tarifer selon les coûts actuels et vérifier la disponibilité par rapport au carnet de commandes, un fabricant a besoin d'une couche intermédiaire entre le configurateur et les systèmes en arrière-plan. Cette couche est une plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS). Construire les connexions sur cette plateforme permet de configurer chaque lien une seule fois, plutôt que de le reconstruire pour chaque famille de produits. Sur l'iPaaS Alumio, cela prend quatre formes.
- Configuration convertie en structure de commande : un transformateur de données mappe les options sélectionnées vers la nomenclature, les gammes et les références articles requises par l'ERP, permettant ainsi de transformer un devis en commande sans ressaisie.
- Tarification basée sur les coûts actuels : un proxy en temps réel vérifie les coûts réels, les prix contractuels et les autorisations de remise dans l'ERP pendant l'élaboration du devis, plutôt que de se baser sur un tableau exporté le trimestre précédent.
- Vérification de la disponibilité avant l'engagement : la même vérification synchrone consulte le carnet de commandes et la disponibilité des composants, garantissant que la date promise est réalisable par l'usine.
- Retour de statut vers le vendeur : un routage de données piloté par les événements transmet l'avancement de la production et de l'expédition vers le CRM, permettant aux commerciaux d'obtenir des réponses directement depuis l'outil qu'ils utilisent déjà.
Ces flux sont configurés plutôt que développés manuellement pour chaque famille de produits, avec un transformateur de code disponible lorsque la configuration ne permet pas d'exprimer une règle. Un nouveau groupe d'options devient une simple modification de mappage, et non un projet complexe. Ce qui change, ce n'est pas la vitesse de production du devis, mais la garantie que le devis et la commande décrivent exactement la même chose.
Ce que l'intégration CPQ apporte à un fabricant
La valeur du CPQ est souvent justifiée par la vitesse de chiffrage et le taux de transformation, deux indicateurs qui ne mesurent que la première partie du processus. Le travail après le devis est réparti entre trois rôles. L'ingénieur commercial gère la configuration et passe à autre chose une fois le contrat signé. L'administrateur des commandes la reconstruit dans l'ERP, prenant le risque d'une erreur de saisie. Le planificateur de production organise le travail en fonction de ce qui arrive. Aucun d'entre eux n'a une vision globale de la chaîne, ce qui fait de cette problématique une décision d'intégration plutôt qu'une question de formation.
Connecter le configurateur à l'ERP change la valeur réelle de l'outil. Un devis qui devient une commande sans étape de transcription conserve la configuration validée. L'entreprise bénéficie ainsi d'une réduction des erreurs de spécification en production, de devis basés sur des coûts réels et de dates de livraison que l'usine est réellement capable de tenir.
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