Qu'est-ce qu'un bot RPA : découvrez les avantages commerciaux

Découvrez les robots RPA et leurs avantages en matière d'automatisation commerciale

Alors que l'industrie 4.0 est entièrement axée sur réalisation de la transformation numérique, les entreprises sont déjà en train de passer à la prochaine révolution industrielle, qui voit des humains travailler aux côtés de robots, de machines intelligentes et de robots alimentés par l'IA pour automatiser les processus de travail. L'automatisation robotique des processus (RPA) est une technologie transformatrice qui est apparue à la pointe de cette révolution numérique.

Qu'est-ce que la RPA ?

La RPA (Robotic Process Automation) implique la création, le déploiement et la gestion de robots logiciels ou de robots RPA pour mener à bien une automatisation commerciale avancée en effectuant des tâches manuelles répétitives que les travailleurs humains perdent du temps à effectuer. Imaginez disposer d'assistants numériques infatigables capables d'imiter vos actions, en copiant et collant des données, en naviguant entre les applications et en exécutant des tâches sans faille.

En enregistrant vos actions et en les traduisant en script numérique, les robots RPA automatisent les processus manuels volumineux avec une rapidité et une précision inégalées. Ainsi, pour comprendre comment fonctionne la RPA, il est important de comprendre comment la RPA et les robots fonctionnent ensemble.

Qu'est-ce qu'un bot RPA ?

Un bot RPA ou robot d'automatisation des processus robotiques est un robot logiciel conçu pour imiter les actions humaines afin d'effectuer des tâches répétitives et basées sur des règles dans diverses applications et systèmes. Du traitement des transactions à la saisie de données, en passant par l'envoi d'e-mails et le traitement des factures, les entreprises utilisent des robots RPA pour exécuter une myriade d'activités sur de multiples applications et systèmes sans intervention humaine.

À ne pas confondre avec des robots physiques, les robots RPA sont des travailleurs purement numériques conçus pour aider les travailleurs humains en exécutant une automatisation « orientée vers les tâches ».

Quels sont les processus métier que les robots RPA aident à automatiser ?

Les robots RPA offrent une solution polyvalente pour automatiser un large éventail de tâches dans différents départements et fonctions au sein des organisations. Cela inclut des tâches manuelles critiques répétitives telles que :

1. Saisie de données et migration: les robots RPA peuvent extraire efficacement des données de diverses sources, telles que des feuilles de calcul, des bases de données et des formulaires Web, et les saisir dans des systèmes ou des bases de données désignés. Ils peuvent également migrer les données entre différentes applications ou plateformes de manière fluide.
2. Traitement des factures: les robots RPA rationalisent le traitement des factures en extrayant les informations pertinentes des factures, telles que les coordonnées des fournisseurs, les numéros de facture et les montants, et en saisissant automatiquement ces données dans les systèmes comptables ou ERP.
3. Génération de rapports: Les robots RPA peuvent générer des rapports en rassemblant des données provenant de plusieurs sources, en les mettant en forme selon des modèles de document ou de tableau de bord prédéfinis et en distribuant les rapports aux parties prenantes concernées par e-mail ou par d'autres canaux.
4. Intégration des clients et conformité KYC: les robots RPA facilitent les processus d'intégration des clients en collectant et en vérifiant les informations sur les clients, en effectuant des vérifications d'antécédents et en garantissant la conformité aux réglementations Know Your Customer (KYC).
5. Traitement et exécution des commandes: les robots RPA automatisent les tâches de traitement des commandes en récupérant les commandes depuis des plateformes de commerce électronique ou des systèmes internes, en validant les détails des commandes, en mettant à jour les registres d'inventaire et en lançant des processus d'exécution.
6. Gestion des ressources humaines et des employés: Les robots RPA facilitent les tâches RH telles que l'intégration des employés, le traitement de la paie, la gestion des congés et les évaluations des performances. Ils automatisent les processus RH de routine, réduisent les frais administratifs et garantissent l'exactitude de la gestion des données des employés.
7. Opérations et support informatiques: les robots RPA facilitent les opérations informatiques en automatisant les tâches de routine telles que la surveillance du système, la réinitialisation des mots de passe, l'installation de logiciels et le dépannage. Ils peuvent également gérer les demandes du service d'assistance, signaler les problèmes si nécessaire et fournir une assistance aux utilisateurs finaux.
8. Surveillance de la conformité: Les robots RPA jouent un rôle crucial dans la surveillance de la conformité en surveillant en permanence les transactions, en signalant les anomalies ou les exceptions et en générant des pistes d'audit à des fins de reporting réglementaire. Cela garantit le respect des réglementations du secteur et des politiques internes.

Les avantages commerciaux de l'utilisation de robots RPA pour l'automatisation des processus

Les robots RPA sont des travailleurs infatigables, capables d'effectuer des tâches critiques répétitives 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et de réduire le temps consacré aux tâches par les employés, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée qui nécessitent esprit critique et créativité. En tant que tels, les robots RPA offrent plusieurs avantages commerciaux :

1. Précision et qualité améliorées
   L'erreur humaine est un aspect inévitable des processus manuels. Les robots RPA, programmés pour suivre des règles prédéfinies, éliminent ce risque et garantissent des résultats cohérents et précis à chaque fois.
2. Économies de coûts et optimisation des opérations
   En automatisant les tâches, les entreprises peuvent réduire le besoin de personnel supplémentaire pour les tâches répétitives, ce qui réduit considérablement les coûts opérationnels. Cela améliore l'efficacité opérationnelle et a un impact positif sur les résultats.
3. Exécution plus rapide des processus
   Les robots RPA peuvent exécuter des tâches à un rythme beaucoup plus rapide que les humains, ce qui réduit les temps de traitement et les délais d'exécution. Cela permet aux organisations de répondre rapidement aux demandes des clients.
4. Conformité automatisée
5. Les robots RPA peuvent rationaliser la conformité en automatisant les tâches liées à la collecte des données, à la création de rapports et à la tenue de registres, garantissant ainsi l'exactitude et le respect des normes de conformité des données du secteur.
6. Une expérience client améliorée
   En automatisant des tâches telles que les commandes, les demandes des clients et la résolution des plaintes, les robots RPA améliorent l'expérience globale des clients en fournissant des temps de réponse plus rapides et un service personnalisé.

Comment fonctionne un bot RPA ?

La beauté de la RPA réside dans sa capacité à apprendre et à s'adapter à différents scénarios, tout en respectant les contraintes de règles et de protocoles prédéfinis. Ainsi, les robots RPA peuvent effectuer des tâches en fonction d'un calendrier ou de déclencheurs prédéfinis spécifiques, en cartographiant un flux de travail de tâches à effectuer. Ces tâches incluent des scripts ou des commandes que les robots suivent et interagissent avec les données et les applications via des interfaces utilisateur.

Voici un aperçu du fonctionnement d'un bot RPA en tant qu'assistant virtuel :

1. Identification des tâches : Les robots RPA commencent par identifier les tâches répétitives et basées sur des règles adaptées à l'automatisation, telles que la saisie de données, le copier-coller de données, le transfert de données, etc.
2. Cartographie des processus : Les développeurs RPA décrivent les processus étape par étape nécessaires à la réalisation des tâches. Cela inclut la définition des entrées, des actions, des points de décision et des sorties.
3. Création d'un bot : Cela implique de configurer les robots pour qu'ils fonctionnent selon des scripts numériques et qu'ils interagissent avec les boutons, les menus, les champs de texte et d'autres éléments comme le ferait un utilisateur humain.
4. Interaction avec les données : Les robots RPA utilisent des techniques telles que le grattage d'écran, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les API pour interagir avec les données au sein des applications. Ils peuvent extraire des informations à partir de documents, de bases de données, de sites Web et d'autres sources selon les besoins.
5. Exécution de la tâche : Une fois configurés, les robots RPA exécutent les tâches selon les instructions prédéfinies. Ils peuvent se connecter aux systèmes, naviguer dans les interfaces, saisir des données, effectuer des calculs, valider des informations et exécuter des commandes selon les besoins.
6. Gestion des erreurs : Les robots RPA sont équipés de mécanismes de gestion des erreurs qui leur permettent de détecter les erreurs, de les enregistrer pour examen et de prendre des mesures pour atténuer le problème en recommençant la tâche ou en informant un opérateur.
7. Intégration et orchestration : Les robots RPA peuvent être intégrés à d'autres applications pour automatiser les processus métier de bout en bout. Ils peuvent orchestrer les flux de travail, déclencher des actions en fonction de conditions prédéfinies et interagir avec des systèmes externes via des API ou des protocoles de messagerie.

Renforcez l'efficacité de votre entreprise grâce aux robots RPA

En conclusion, les robots RPA constituent une solution convaincante pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations, à améliorer leur efficacité et à responsabiliser leur personnel. En automatisant les tâches répétitives, les robots RPA peuvent vous aider à naviguer dans des réglementations complexes, à gérer de grands volumes de données et à libérer vos équipes de la stagnation en effectuant des tâches répétitives.

L'un des principaux avantages de l'adoption de technologies telles que les robots RPA est qu'elle implique de faire évoluer les entreprises vers les technologies du futur, qui impliquent la robotique intelligente, l'IA et l'automatisation. Outre la rationalisation des flux de travail et l'amélioration de l'efficacité commerciale, l'adoption de robots RPA au sein du personnel permet aux organisations de se concentrer sur des initiatives stratégiques, de stimuler la croissance et de garder une longueur d'avance dans un paysage numérique en évolution rapide.