Entretien avec Judith Boers sur l'optimisation des processus chez Alumio

Quel a été ton premier emploi ?

Mon tout premier emploi était derrière une caisse enregistreuse et dans les cabines d'essayage de Primark, ce que j'ai beaucoup apprécié. On pourrait dire que c'est assez différent de ce que je fais en ce moment, mais je crois qu'il est important d'avoir un emploi quand on est étudiant, car cela vous prépare à votre avenir de plusieurs manières, et c'est toujours agréable de gagner de l'argent en parallèle !

Que faites-vous chez Alumio ?

Eh bien, je suis maintenant associée en optimisation des processus, mais j'ai d'abord été assistante de direction. En tant qu'assistante de direction, j'ai pu acquérir une très bonne compréhension de l'entreprise et de tous les processus internes qui y sont liés, car j'ai participé à de nombreuses réunions et j'ai eu un aperçu direct des opérations commerciales cruciales. Une fois que j'ai appris à connaître et à comprendre les tenants et aboutissants d'Alumio, je me suis intéressée à l'optimisation des processus car je pensais pouvoir apporter mes connaissances pour améliorer le fonctionnement interne de l'entreprise... Et la suite appartient à l'histoire !

Quelles sont vos principales responsabilités professionnelles ?

Comme mon titre actuel l'indique, mon objectif principal est d'optimiser les processus, à la fois organisationnels et ministériels. Bien que cela puisse sembler banal à certains, il est essentiel de s'assurer du bon fonctionnement de vos opérations pour assurer le succès global de l'entreprise. S'il y a un décalage entre les services ou même au sein d'un département lui-même, il est probable que les opérations n'apportent aucune valeur ajoutée et soient la principale cause de perte de temps et de ressources. En d'autres termes, je suis la « police de l'efficacité » et je m'efforce d'identifier et d'améliorer tous ces processus internes inefficaces ou inutiles.

Qu'est-ce qu'un processus inefficace ?

Un processus inefficace peut prendre de nombreuses formes différentes, mais il s'agit essentiellement d'un flux de travail rempli d'actions inutiles qui font perdre du temps aux employés et, par conséquent, aux ressources de l'entreprise. Mon objectif est d'identifier ces modèles et de les transformer en flux de travail efficaces et performants qui auront un impact positif sur l'ensemble de l'organisation.

Comment optimiser un processus inefficace ?

Eh bien, je dois d'abord identifier le ou les processus qui ont besoin d'être améliorés. Pour ce faire, je collecte des données par le biais de diverses méthodes, telles que l'analyse du comportement, les enquêtes auprès des employés, les entretiens, la cartographie des processus et l'observation globale des pratiques pour identifier des modèles et des goulots d'étranglement potentiels. À ce titre, une bonne partie de mes activités quotidiennes consiste à documenter toutes mes recherches pour les présenter aux parties concernées.

Une fois que j'ai identifié les domaines à améliorer, je les analyse avec soin et je développe un processus rationalisé qui ne présente aucune lacune, aucune redondance ou aucune tâche fastidieuse qui entravait l'efficacité. Ensuite, je discute de mes conclusions avec les chefs de département et je les mets en œuvre, en veillant à les surveiller pour m'assurer qu'elles continuent de fonctionner correctement.

Je pense qu'il est important de réaliser que l'optimisation des processus n'est pas une tâche ponctuelle mais un effort continu, et qu'à mesure que l'organisation évolue, il est essentiel de continuer à suivre et à améliorer les processus car efficace les processus peuvent devenir inefficace avec le temps.

En outre, si certains processus peuvent bien fonctionner seuls, ils peuvent ne pas fonctionner correctement dans leur ensemble. Il est donc toujours utile de prendre en compte la chaîne d'actions à laquelle ils sont liés et les effets de la modification d'un processus à plus grande échelle, c'est-à-dire sur d'autres départements.

Quels processus avez-vous optimisés jusqu'à présent au sein de l'entreprise ?

Lorsque j'ai assumé le rôle d'associée à l'optimisation des processus, je m'intéressais principalement aux processus de vente et à la manière dont je pouvais les améliorer. Comme c'est le cas dans de nombreux départements, chaque individu a sa propre façon de faire les choses et de réussir. Cela est lié au fait que différents chargés de clientèle s'adressent à des régions et à des marchés différents, de sorte que leurs stratégies et leur méthodologie seront probablement adaptées à leur propre base de prospects. Cependant, chaque vendeur a suivi des étapes très différentes à différentes étapes du processus de vente, ce qui s'est révélé être une méthode de travail potentiellement inefficace.

Dans cette optique, j'ai élaboré une structure plus claire qui pourrait être quelque peu modifiée à la discrétion de chaque vendeur, mais qui resterait efficace et unifierait notre stratégie de vente dans l'ensemble du département. Que vous ayez ou non votre propre façon de faire les choses, l'automatisation des processus est toujours la clé pour travailler plus efficacement !

Quels autres processus doivent selon vous être optimisés ?

Comme c'est le cas pour toute entreprise, je pense qu'il reste encore beaucoup à faire en matière d'optimisation des processus. Comme mentionné précédemment, les processus évoluent de pair avec l'entreprise et doivent être régulièrement ajustés en fonction du niveau de maturité et de complexité de l'organisation. Au fur et à mesure qu'une entreprise grandit, de plus en plus de processus sont mis en place, ce qui augmente automatiquement le risque d'avoir des processus redondants et obsolètes.

En tant que petite entreprise, il est relativement facile d'avoir une vue d'ensemble claire de nos processus et de les documenter. Cependant, si nous continuons à croître au rythme que nous avons connu ces deux dernières années, de nombreux processus émergents devront être rationalisés et de nombreux processus existants devront être mis à jour. La transition d'une start-up à une entreprise en expansion est très excitante, mais nous devons garder nos processus sous contrôle si nous voulons continuer à fonctionner sans heurts. L'objectif principal est désormais de nous préparer à ce que l'avenir nous réserve et de nous assurer que nous ne faisons pas obstacle à notre propre croissance.

Quel est l'aspect le plus gratifiant de votre travail ?

Je crois que l'aspect le plus gratifiant de mon travail est de savoir que je peux faire la différence et contribuer au fonctionnement optimal de notre entreprise. Trouver les processus qui peuvent être améliorés est très gratifiant et cela me motive chaque jour. Même le plus petit ajustement de nos processus peut avoir un impact important sur nos opérations. Nous devons donc saisir toutes les occasions qui se présentent pour améliorer nos performances.

Quels conseils donneriez-vous à une personne intéressée par le domaine de l'optimisation des processus ?

Bien que la cartographie des processus dans une entreprise puisse sembler une entreprise de grande envergure, surtout dans une grande entreprise, vous devez toujours garder à l'esprit qu'il s'agit d'une question d'essais et d'erreurs. L'important est d'établir une base solide pour l'organisation principal processus et procédez étape par étape à partir de là. Il se peut que tout ne soit pas parfait du premier coup, mais comme le dit la devise de l'optimisation des processus : « Il y a toujours place à l'amélioration ! »

Que pensez-vous de votre parcours chez Alumio jusqu'à présent ?

Je pense que mon parcours chez Alumio a été très intéressant et j'apprécie vraiment de pouvoir me familiariser avec les différents départements et responsabilités. Je pense que les petites entreprises comme la nôtre ont ce grand avantage que les employés peuvent évoluer au sein de l'entreprise et découvrir le poste qui leur convient le mieux. J'aime beaucoup la flexibilité d'Alumio en ce qui concerne les rôles professionnels, et je suis très chanceuse d'avoir eu la liberté et la confiance de pouvoir accéder à mon poste idéal et apporter le maximum de valeur à l'entreprise avec mes collègues.

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